Автоматизированная система НСА

171. Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Автоматизированная система НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве учреждения или органа ФСИН России, и, прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов архивных документов и др.).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

Поле РКК "Номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному архивному документу, автоматически могут создаваться перечни архивных документов, вошедших в архивные дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются:

порядковый номер записи (номер дела);

индекс дела, заголовок дела;

указание на подлинность (копийность);

крайние даты документов, количество листов в деле;

аннотация документов.

Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционной системе НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и органов ФСИН России и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

Каталог снабжается ключевыми словами (терминов, характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьей архивных справочников), отражающими тему, географическое наименование, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим наименованиям - как географический и т.д.

При отсутствии в учреждениях и органах ФСИН России автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, дата события, место события, содержание, наименование фонда, номер архивного фонда, номер описи, номер архивного дела, номер листа. Реквизиты: наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи, номер архивного дела, номер листа - содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

По сравнению с традиционной системой НСА автоматизированная система НСА предоставляет более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции системы НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.

Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты документов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю, при необходимости, предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

Архивные документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированной системой НСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированной системы НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива учреждения или органа ФСИН России и автоматизированной системы НСА государственного архива.

Информационное наполнение автоматизированной системы НСА составляют содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа; ключевые слова и рубрикаторы.

Обязательными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются: "Тематика", "Персоналии", "География". В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.