Каталоги

168. Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам), расположенным в соответствии с определенной схемой (темам), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации.

Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

Каталоги создаются для наиболее полного раскрытия содержания и оперативного поиска необходимых архивных документов.

Каталоги создаются в процессе самостоятельного вида работы - каталогизации документов (тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением архивных документов (попутная каталогизация).

Каталогизация архивных документов включает следующие виды работ:

составление схемы классификации документальной информации, включаемой в каталог;

выявление и отбор архивных документов для включения в каталог;

описание архивных документов на каталожных карточках;

систематизацию каталожных карточек в каталоге;

ведение каталогов.

<...> перерабатывать, не каталогизируются до завершения переработки описей. Если к описи имеется указатель, позволяющий вести поиск информации по отдельным архивным документам, каталогизация дел, включенных в эту опись, не проводится.

При выборе архивных фондов или групп архивных дел для каталогизации, определении очередности каталогизации архивных фондов учитываются интенсивность и перспективы использования архивных документов, состав и состояние системы НСА к архивному фонду или делам отдельных описей.

Выбор схемы классификации определяется составом архивных документов архива и задачами их использования.

Схема классификации документной информации - письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные, именные и их разновидности (именной, географический, объектный). Выбор того или иного вида каталогов обусловливается составом архивных документов и целью каталогизации.

В архиве, как правило, составляются систематический и именной каталоги.

В систематическом каталоге документная информация классифицируется (группируется) по отраслям знаний и направлениям деятельности учреждений и органов ФСИН России и располагается в логической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий, имен и отчеств лиц, архивные документы о которых имеются на хранении. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

В тематическом каталоге документная информация классифицируется по отдельным направлениям деятельности учреждений и органов ФСИН России (темам), а в пределах темы по предметам (вопросам) в алфавитном порядке.

Разновидностью тематического каталога является каталог по истории учреждений и органов ФСИН России, в котором информация классифицируется по алфавиту наименований учреждений и органов ФСИН России, а в пределах группы архивных документов, относящихся к одному учреждению или органу ФСИН России, - по хронологии или иным признакам.

В предметном каталоге документная информация классифицируется по наименованиям предметов (вопросов) в алфавитном порядке, а в пределах однородной группы архивных документов - по отдельным учреждениям и органам ФСИН России, в хронологической или логической последовательности.

Отобранные для каталогизации архивные фонды и архивные документы описываются на каталожных карточках (приложение N 42).

Объектом описания в каталоге может выступать архивный документ (группа архивных документов, часть архивного документа), единица хранения/единица учета, опись, комплект, архивный фонд (группа архивных фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В состав описательной статьи каталога входят: наименование архива; индекс; рубрика; дата и место события; содержание; номер и наименование архивного фонда; номер описи, архивного документа, листов; язык документа; способ воспроизведения; для карточного каталога - также фамилия составителя (государственного служащего, работника архива); дата составления описательной статьи.

Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

Индексирование - выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

Усовершенствование каталога включает в себя: усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному архивному фонду или описи, уточнение их систематизации).

На одной каталожной карточке могут быть описаны:

часть архивного документа, если весь архивный документ касается многих вопросов (протокол, отчет);

отдельный особо ценный или важный по содержанию архивный документ по одному вопросу, если другие архивные документы данного дела касаются других вопросов;

группа архивных документов одного дела по одному вопросу;

дело, если его архивные документы касаются одного вопроса;

группа дел однородных или одного содержания.

В именных каталогах в графе "Содержание" указываются отдельными строками фамилии, имена и отчества (печатными буквами или машинописным способом) лиц, упоминаемых в архивных документах или являющихся авторами, а при необходимости также другие имеющиеся в архивных документах сведения о них.

В графе "Рубрика" каталожной карточки детализируется конкретное содержание архивных документов. Название этой графы формулируется при расстановке каталожных карточек в каталоге по индексам.

В именных каталогах в указанных графах обозначаются первые буквы фамилии лиц, упоминаемых в архивных документах или являющихся авторами.

В графе "Наименование и номер документа" каталожной карточки указывается дата описываемых в архивном документе событий.

В графе "Место события" каталожной карточки указывается наименование административно-территориальной единицы в соответствии с административным делением того времени, к которому относится архивный документ.

Если каталожная карточка составлена на дело в целом, в графе "N листов" указывается их общее количество в архивном деле.

Запрещается включать в каталожные карточки секретные сведения.

Полностью оформленные каталожные карточки систематизируются по разделам, подразделам, индексам, рубрикам, другим признакам классификации и расставляются в каталоге.

Разделы, подразделы в каталоге отделяются друг от друга карточками-разделителями.

На лицевой стороне каждого каталожного ящика помещается ярлык с обозначением названий разделов и подразделов каталога, карточки которых содержатся в ящике.

Периодически проводится проверка состояния каталогов, при этом проверяется правильность размещения карточек в пределах классификационных разделов и подразделов, определяется необходимость введения новых разделителей, пересоставления и замены отдельных карточек.

Для учета работы по каталогизации документов в описях в графе дела ставится штамп "Каталог" или делается отметка: "Листы N ... описаны для каталога". Такие же отметки о завершении каталогизации дел по отдельным описям делаются на последних листах описей.

Централизованный учет каталогизированных дел ведется, как правило, государственным служащим, работником архива, ответственным за учет, в специальном журнале или картотеке с указанием номера архивного фонда, номера описи, номеров дел и дат проведения работ по каталогизации архивных документов.

Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на архивные документы более информативных и часто используемых архивных фондов.

В архиве, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории учреждений и органов ФСИН России.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество государственного служащего, работника учреждения или органа ФСИН России, ссылки на номера фонда, описи со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

Картотека по истории учреждений и органов ФСИН России создается, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации учреждений и органов ФСИН России, передающих архивные документы в архив, со ссылками на распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенных в хронологической последовательности.

В архивах, хранящих значительное количество архивных фондов, составляется картотека наименований архивных фондов. На каждое наименование (переименование) архивного фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов учреждений и органов ФСИН России.

Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.

Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.