Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей и оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов,

полок. Ведение топографических указателей и оформление

ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов

55. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в форме карточек в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя (приложение N 2) составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя (приложение N 3) составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у государственных служащих, работников, ответственных за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

56. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.