Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

Общие требования к выдаче архивных документов

из архивохранилища

66. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилищ, как правило, не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилищ не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.

Выдача из архивохранилищ подлинников особо ценных и уникальных документов, а также архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

Архивные документы выдаются из архивохранилищ с письменного разрешения:

руководителя архива - пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и государственным служащим, работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

руководителя учреждения или органа ФСИН России - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя учреждения или органа ФСИН России; специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.

Архивные документы выдаются из архивохранилища:

для использования государственными служащими, работниками учреждения или органа ФСИН России;

во временное пользование другим учреждениям, органам и организациям;

для проведения архивных работ с документами;

для проведения страхового копирования и специальной обработки с целью улучшения физического состояния архивных документов.

Выдачу архивных документов из архивохранилищ и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилищ и при возврате, производит государственный служащий, работник архива.

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

уникальные и особо ценные документы;

несброшюрованные архивные документы;

дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилищ и не имеющие листов-заверителей.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководителем архива на основе решения экспертной комиссии учреждения или органа ФСИН России.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

На место выдаваемых из архивохранилищ единиц хранения и описей подкладывается карта-заместитель дела (приложение N 12).

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилищ, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение N 13).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилищ включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивных шифров архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии большого количества исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилищ отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.