Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища
Общие требования к выдаче архивных документов
из архивохранилища
66. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилищ, как правило, не выдаются.
Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилищ не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.
Выдача из архивохранилищ подлинников особо ценных и уникальных документов, а также архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.
Архивные документы выдаются из архивохранилищ с письменного разрешения:
руководителя архива - пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и государственным служащим, работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;
руководителя учреждения или органа ФСИН России - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя учреждения или органа ФСИН России; специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.
Архивные документы выдаются из архивохранилища:
для использования государственными служащими, работниками учреждения или органа ФСИН России;
во временное пользование другим учреждениям, органам и организациям;
для проведения архивных работ с документами;
для проведения страхового копирования и специальной обработки с целью улучшения физического состояния архивных документов.
Выдачу архивных документов из архивохранилищ и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилищ и при возврате, производит государственный служащий, работник архива.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
уникальные и особо ценные документы;
несброшюрованные архивные документы;
дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилищ и не имеющие листов-заверителей.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководителем архива на основе решения экспертной комиссии учреждения или органа ФСИН России.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.
На место выдаваемых из архивохранилищ единиц хранения и описей подкладывается карта-заместитель дела (приложение N 12).
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилищ, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение N 13).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилищ включает:
сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивных шифров архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии большого количества исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилищ отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2025 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей