Информирование об архивных документах

191. Архив в установленном порядке предоставляет заинтересованным учреждениям, органам и организациям информацию о хранящихся архивных документах. В этих целях он готовит и направляет:

информационные письма;

обзоры документов;

тематические перечни архивные документов.

Подготовка информационных писем, обзоров и тематических перечней архивных документов проводится архивом по своей инициативе (инициативное информирование) и по письменным запросам.

Письменное разрешение на инициативное информирование дает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

При определении тематики инициативного информирования архив руководствуется актуальностью темы и потребностью учреждений и органов ФСИН России, других учреждений, органов и организаций в ретроспективной информации целевого назначения.

В информационном письме указываются наименования архивных фондов и дается краткая характеристика архивных документов, относящихся к теме информации. Полнота содержания архивных документов в информационном письме определяется характером запроса, требованиями режима секретности, а в инициативном информационном письме также составом учреждений и органов ФСИН России, других учреждений, органов и организаций, которым направляется информация. В инициативном информационном письме даются рекомендации по использованию архивных документов.

Обзоры архивных документов, хранящихся в архивах, составляются в установленном порядке.

В тематическом перечне документов (приложение N 47) раскрывается состав и содержание архивных документов, выявленных в архиве по конкретной теме, и указываются поисковые данные этих архивных документов. В зависимости от состава и содержания архивных документов архивные дела или отдельные архивные документы в перечне располагаются по предметно-вопросному, хронологическому, номинальному и другим признакам.

Информационные письма, обзоры и тематические перечни архивных документов подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

Размножение в учреждениях и органах ФСИН России информационных писем, обзоров и тематических перечней архивных документов, подготовленных архивом, и передача их в другие учреждения, органы, организации без письменного разрешения руководителя учреждений и органов ФСИН России запрещается.