Общие требования к учетным документам архивов

98. Учет архивных документов ведется с самостоятельной порядковой нумерацией архивных фондов.

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива или органа управления по архивным делам субъектов Российской Федерации.

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда.

Акты нумеруются в деле фонда в валовом порядке.

99. В книге (журнале) учета поступления архивных документов производится первичная регистрация поступления архивных документов архивных документов из архива.

Книга (журнал) учета поступления архивных документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и архивных документов, связанных с приемом, выделением архивных документов, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей архивных документов в государственный или другой архив. Книга (журнал) учета поступления архивных документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

Каждое поступление или выбытие архивных документов (по описи, акту, письму) получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из архивных документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления архивных документов в архиве, хранящем один архивный фонд, ведется по листу фонда.

Архив со сложной структурой может учитывать в книге (журнале) учета поступления архивных документов самостоятельно поступление архивных документов каждого структурного подразделения.

Если архивные документы архивного фонда поступают в архив впервые, то номер архивного фонда проставляется в книге (журнале) учета поступления архивных документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие архивные документы являются частью архивного фонда, уже имеющегося на хранении в архиве, то в соответствующей графе книги (журнала) учета поступления архивных документов указывается номер, присвоенный этому архивному фонду ранее.

Ежегодно в книге (журнале) учета поступления архивных документов подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

100. Список фондов служит для общего учета архивных фондов и их нумерации.

Список архивных фондов ведется в архиве, хранящем архивные документы двух и более архивных фондов.

В список фондов каждый архивный фонд записывается только один раз - при первом поступлении архивных документов либо при создании архивного фонда.

Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Объединенные архивные фонды учреждений и органов ФСИН России учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду учреждения или органа ФСИН России, образованному из архивных фондов нескольких учреждений и органов ФСИН России, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов учреждения или органа ФСИН России, включенных в его состав.

Если архивный фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется буквенный индекс "ОЦ".

В случае передачи архивного фонда учреждения или органа ФСИН России в архив другого учреждения или органа ФСИН России, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех архивных документов архивного фонда освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фондов ("Отметка о выбытии") указывается наименование архива, в который выбыл архивный фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого архивный фонд выбыл.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи документов постоянного хранения (приложение N 29) и состоит из полного и официального принятого сокращенного (записывается ниже - в скобках) названия учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя с указанием его подчиненности, дислокации, крайних дат существования. Если название учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

В случае изменения названия учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя в списке фондов указывается:

для действующих учреждений и органов ФСИН России - название, существующее в момент поступления архивного фонда;

для ликвидированных учреждений и органов ФСИН России - последнее название.

Все предыдущие названия и последующие изменения названия приводятся в листе фонда и карточке фонда (приложение N 30).

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, с указанием даты образования самого раннего из учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей и даты ликвидации самого позднего из них. Полное и официально принятое сокращенное название каждого из учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей объединенного архивного фонда с указанием его подчиненности, дислокации и крайних дат существования приводится только в листе фонда и карточке объединенного архивного фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, в которой указываются:

количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся архивных фондов;

количество архивных фондов, содержащих особо ценные документы и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения Росархива и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

101. Лист фонда составляется государственным служащим, работником архива на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных архивных документов архивного фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда; после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда; уточнения истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов того или иного учреждения или органа ФСИН России.

Номер архивного фонда в диете фонда соответствует номеру архивного фонда по списку фондов архива.

Порядок заполнения листа фонда следующий.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название учреждения или органа ФСИН России, в архиве которого он хранится.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления архивного фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты существования учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя под каждым названием, независимо от наличия в архивном фонде архивных документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждения или органа ФСИН России, указываются начальная и конечная даты существования учреждения или органа ФСИН России, на базе которого создан архивный фонд.

Для объединенного архивного фонда, образованного из архивных документов однотипных учреждений и органов ФСИН России, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одного из них и дата ликвидации последнего. Если учреждение или орган ФСИН России продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все полные и в скобках официально принятые сокращенные названия учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя с момента его образования с указанием подчиненности и дислокации, независимо от наличия архивных документов за каждый период существования.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название архивного фонда и далее перечисляются названия всех учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, с указанием крайних дат существования каждого учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя под одним названием, его подчиненности и дислокации, независимо от наличия архивных документов за весь период существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов архивного фонда.

В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли архивные документы, и количество выбывших архивных документов раздельно по каждой описи.

В графе "Дата высылки карточки фонда в архив" проставляется дата фактической высылки карточки фонда в адрес архива центрального аппарата ФСИН России для включения в ЦФК.

В графе "Наличие (остаток)" количество описанных архивных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и архивному фонду в целом.

Количество дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14; а в графах 6 - 9 - количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "См. продолжение N ...", на последующем - "Продолжение N ...".

Основанием для записи поступления описанных и неописанных дел в листе фонда являются:

опись дел;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 31);

акт об обнаружении архивных документов;

акт описания документов, переработки описей (приложение N 32);

акт о технических ошибках в учетных документах;

журналы регистрации архивных документов старых учетных форм, сопроводительные письма к принятым на хранение архивным документам и другие подобные документы.

Основанием для записи о выбытии и снятия с учета архивных документов являются:

акт о выделении к уничтожению архивных документов;

акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

акт приема-передачи документов;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт описания архивных документов, переработки описей;

акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

постановление судебных и следственных органов, органов прокуратуры об изъятии архивных документов из архива.

Акт проверки наличия и состояния архивных документов фонда и акт завершения розыска дел не являются основанием для внесения изменений в лист фонда.

При выбытии всех дел по данной описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным.

102. Листы учета аудиовизуальных документов составляются раздельно на различные виды кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

103. Опись. В описях дел постоянного хранения (приложение N 33), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 34) и документов по личному составу (приложение N 35) единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должна соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

При поступлении архивных документов на хранение в архив описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу присваиваются порядковые номера по листу фонда, начиная с N 1.

Законченная опись должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения/единиц учета.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. 114 Инструкции.

В конце описи во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указываются количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

После каждого поступления или выбытия архивных документов (кроме выдачи дел во временное пользование) указываются наименование, дата, номер документа-основания и составляется новая итоговая запись к описи, с учетом всех поступивших и выбывших дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Каждая опись, том описи должны иметь лист-заверитель.

Архив должен иметь 4 экземпляра описей, первый экземпляр является страховым, второй и третий экземпляры - рабочими. Четвертый экземпляр описи направляется в государственный архив.

Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

104. Реестр описей ведется в архиве при наличии двух и более описей.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи:

номер архивного фонда;

номер описи;

количество описанных в ней дел;

количество листов в описи и ее экземпляров.

По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.

Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года, и их общем количестве.

105. Паспорт архива является документом, в котором отражаются сводные сведения о количестве и использовании архивных документов, находящихся на хранении, объеме и состоянии научно-справочного аппарата к архивным документам, об условиях хранения документов, численности и составе кадров архива.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря текущего года в двух экземплярах, первый из которых в срок до 15 декабря предоставляется в архив центрального аппарата ФСИН России.

Паспорт архива составляется на основании сведений в учетных документах и других данных.

При составлении паспорта в его графах указываются:

1) в разделе 1 "Общие сведения":

в графе 1 - количество фондов, образованных в архиве;

в графе 2 - площадь всех архивохранилищ, при отсутствии архивохранилищ ставится прочерк;

в графе 3 - загруженность архивохранилищ в процентном отношении;

2) в разделе 2 "Сведения о документах":

в графе 1 - общее количество единиц хранения архивных дел постоянного срока хранения и по личному составу;

в графах 2, 3 - дата поступления первого архивного дела и дата поступления последнего архивного дела;

в графе 4 - всего количество архивных дел, внесенных в описи, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией учреждения или органа ФСИН России;

в графах 5, 6 - крайние даты архивных документов, внесенных в описи;

в графе 7 - количество архивных документов, хранящихся сверх установленного срока хранения.

Для обеспечения проверки архивом центрального аппарата ФСИН России статистических данных, указанных в паспорте архива, в пояснительной записке указываются следующие данные.

Количество архивных документов по состоянию на 1 декабря предыдущего отчетного периода (статистические показатели паспорта за предыдущий отчетный год):

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (из них количество архивных дел, внесенных в описи;

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу, не внесенных в описи.

Количество принятых на хранение дел в отчетном периоде:

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (в том числе архивных документов, внесенных в описи;

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу, не внесенных в описи.

Количество выделенных к уничтожению архивных документов в отчетном периоде, находившихся на архивном хранении в архиве:

количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (в том числе архивных дел, внесенных в описи);

количество архивных дел постоянного срока хранения и по личному составу, не внесенных в описи.

Количество описанных в отчетном периоде дел, проходивших до 1 декабря отчетного периода по учетным документам как неописанные:

постоянного хранения;

временного хранения;

по личному составу.

Количество архивных документов, снятых с учета, выбывших из архива в отчетном периоде (переданных в другое подразделение, государственный архив и т.д.).

Количество архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу всего (в том числе архивных дел, внесенных в описи).

После составления пояснительной записки архивом осуществляется окончательный контроль данных, указанных в паспорте. Исходными данными для проведения такой проверки являются статистические показатели паспорта за предыдущий отчетный год (архивные документы постоянного срока хранения и по личному составу, внесенные в описи и неописанные), к которым прибавляется количество архивных документов, принятых на хранение в отчетном году и вычитается количество уничтоженных и выбывших за отчетный период дел. Также к показателям паспорта архива за предыдущий отчетный год по делам, внесенным в описи, прибавляется количество архивных документов, описанных в отчетном году. При этом все суммарные результаты проверки должны совпасть с показателями паспорта архива за отчетный год.

106. Дело фонда. На каждый архивный фонд ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено.

В дело фонда включаются:

историческая справка по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и по истории фонда, о составе и содержании архивных документов архивного фонда;

схема систематизации архивных документов архивного фонда;

методические пособия по обработке архивного фонда;

старые листы фонда после их пересоставления;

старые описи после их переработки и совершенствования;

акты приема-передачи документов;

акты об обнаружении архивных документов;

акты описания архивных документов, переработки описей;

акты о технических ошибках в учетных документах;

акты о выделении к уничтожению архивных документов;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акты проверок наличия и состояния дел;

акты о рассекречивании документов (приложение N 36);

листы проверок наличия и состояния дел;

постановления судебных и следственных органов, органов прокуратуры об изъятии архивных документов из архива;

копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);

заверенные копии архивных документов (справок, докладных, пояснительных записок) о проверках состояния учета, сохранности, экспертизы ценности и обеспечения использования архивных документов учреждениями и органами ФСИН России - фондообразователями.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда только полностью оформленными и с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда по списку фондов, а также регистрационный (порядковый) номер по книге (журналу) регистрации учетных документов архива. Документы дела фонда подшиваются, нумеруются, составляются внутренняя опись и лист-заверитель, и заключаются в твердую обложку. При наличии большого количества документов дело фонда может быть разделено на несколько томов. Документы в дело фонда помещаются в хронологическом порядке. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов в сейфе.

Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда, причем последними в нем помещаются документы дела того фонда, номер которого присвоен объединенному архивному фонду.

Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

107. Карточка фонда служит для учета фонда и суммарного учета его документов в ЦФК, а также обеспечения справочной работы по архивным документам в учреждениях и органах ФСИН России.

Карточка фонда составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, хранящийся в архиве.

Карточка фонда заполняется на пишущей машинке (компьютерном принтере) на основании записей в листе фонда. Название объединенного архивного фонда приводится в карточке полностью с перечислением всех учреждений и органов ФСИН России - фондообразователей.

Если на лицевой или оборотной стороне карточки фонда не остается места для очередных записей, заводится карточка-продолжение, в верхней части лицевой стороны которой указывается "Продолжение карточки фонда N ..., л. 2". При этом на первом листе карточки фонда делается ссылка: "См. продолжение на л. 2 (3, 4 и так далее)".

Наличие в архивном фонде уникальных и особо ценных документов, особенности физического состояния документов архивного фонда оговариваются в разделе "Примечание" карточки фонда.

Карточка фонда составляется архивом в двух экземплярах, один из которых направляются в архив центрального аппарата ФСИН России для включения в ЦФК, а второй включается в картотеку фондов архива.

Ежегодно в срок до 15 декабря отчетного года архивы представляют в архив центрального аппарата ФСИН России сведения об изменениях в составе и объеме фондов (приложение N 37). При необходимости к ним составляется пояснительная записка.