Общие требования к описанию архивных документов
149. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.
Описание архивных документов проводится на русском государственном языке Российской Федерации.
Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).
При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов учреждения или органа ФСИН России фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.
150. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает наименование архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию к составу и содержанию архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.
151. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового НСА.
152. Историческая справка к архивному фонду состоит из информации по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и истории архивного фонда.
Сведения по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя включают даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации; данные о ведомственной принадлежности, структуре и функциях; наименования учреждения или органа ФСИН России - предшественника и правопреемника. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории архивного фонда включают:
дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;
особенности формирования, описания и систематизации;
информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к архивному фонду.
Историческая справка к архивному фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и т.п.
153. Аннотация к составу и содержанию архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих архивных документов по их видам и содержанию, по темам, отражающим направления деятельности учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
154. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии:
архивных документов, доступ к которым и порядок использования ограничены законодательством Российской Федерации или учреждением или органом ФСИН России - фондообразователем;
подлинников особо ценных и уникальных документов;
документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
155. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному архивному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.
156. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:
порядковый номер единицы хранения/единицы учета;
заголовок единицы хранения/единицы учета и справочные данные о ней;
указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп.
157. Заголовок единицы хранения управленческой документации включает:
наименование вида архивных документов;
автора(ов) архивных документов; адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены архивные документы;
вопрос или предмет, наименование события, факта, местности, даты событий.
Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает: авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете; дату производства и/или дату съемки; фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки.
Заголовок единицы учета фотодокумента включает: название и жанр фотодокумента; название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фотодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает: описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива; фамилию и инициалы автора; место и дату съемки.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "Автор не установлен".
158. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:
элементов архивного шифра (номера архивного фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета);
объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе - количество листов; для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков;
крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи.
159. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:
для управленческой документации - бумага, калька, пергамент и т.д.;
для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя;
для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты;
для видеодокументов - формат записи;
для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки, цветопередача;
для электронных документов - компакт-диск и/или другой носитель.
160. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:
справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность;
вид носителя (или способ воспроизведения);
условия доступа и использования.
161. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или адресанта, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "Без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного архивного документа.
162. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.
163. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения:
о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Российской Федерации или учреждениями или органами ФСИН России - фондообразователями;
об отнесении его к числу особо ценных документов и уникальных документов; архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
о языке и внешних особенностях архивного документа;
о включении информации о нем в систему НСА.
164. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки каждого их типа и вида.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2025 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей