Проверка наличия и состояния дел и организация розыска необнаруженных дел, документов
Проверка наличия и состояния дел и организация розыска
необнаруженных дел, документов
57. Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления соответствия фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В архиве плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:
уникальных документов - ежегодно;
особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;
аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия часто используемых архивных документов проводится не реже одного раза в 5 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива, заведующих архивохранилищами (лиц, ответственных за архивохранилища) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех дел архива или их отдельных частей (групп).
В начале проверки наличия и состояния дел проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
Проверку наличия и состояния дел в архиве проводят два государственных служащих, работника архива.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения архивных дел, документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
помещать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;
изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать государственному служащему, работнику архива неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;
изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива.
Единицы хранения, не внесенные в опись, после проверки наличия и состояния дел вносятся под литерными номерами в соответствующий раздел описи и составляется акт о технических ошибках в учетных документах.
В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:
вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.
58. Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 4) и в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 5).
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке архивных документов в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
В графах 1 - 15 листа указываются сведения о наличии дел, в графах 16 - 24 - о состоянии дел.
Графы 1, 2, 3 - 6, 10 заполняются в процессе подготовительной работы по проверке учетных документов.
В графе 2 количество дел указывается на основании последней общей итоговой записи в описи.
В графу 11 вносятся номера дел, не оказавшихся в наличии в момент проверки.
В графу 3 вносятся все литерные номера, если они не учтены в итоговой записи описи, т.е. не вошли в общее количество архивных документов по описи.
В графу 4 вносятся все литерные номера, если они не перечислены в итоговой записи, хотя в общем количестве архивных документов они учтены.
В графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества архивных документов в итоговой записи.
В графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества архивных документов, но не перечислены в итоговой записи.
Графа 10 заполняется на основании документов о выдаче архивных документов во временное пользование.
Графа 12 заполняется после завершения сверки наличия архивных документов с описью, в ней указывается только количество архивных документов по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются архивные документы, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи).
Графы 14 - 15 и 22 - 23 введены в форму листа на случай, если при проверке возникает необходимость отразить какие либо другие недостатки в наличии и состоянии архивных документов (несколько архивных документов за одним номером; архивные документы внесенные в опись дважды; архивные документы по мнению проверяющих, не относящиеся к данному архиву; архивные документы, числящиеся выбывшими, но оказавшиеся на месте; и т.д.). Количество таких граф может быть увеличено или уменьшено в зависимости от потребности.
59. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 6); акт об обнаружении архивных документов (приложение N 7); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 8) и другие акты.
Проверяется также правильность записей в книге (журнале) учета поступления архивных документов (приложение N 9).
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи (книги учета и описания) помещается оттиск штампа "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, составляется новая итоговая запись.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния дел единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажных носителях или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния дел коробки с архивными документами опечатываются.
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в учреждениях и органах ФСИН России и других учреждениях, органах и организациях, Руководители территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России вправе продлить срок розыска архивных документов на основании докладной записки руководителя архива.
В ходе розыска выполняются следующие мероприятия:
старые описи сверяются с описями, по которым проводилась проверка, для выявления возможных ошибок в подсчете, установления номеров и заголовков архивных документов, выделенных к уничтожению и переданных в другие фонды как непрофильные:
анализируются заголовки необнаруженных архивных документов и итоговые записи в описях проверяемого архивного фонда для выявления архивных документов, включенных в опись дважды или включенных в другую опись данного архивного фонда под другим номером;
изучается дело фонда, в первую очередь - имеющиеся акты о выделении к уничтожению архивных документов, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого архивного фонда;
проверяются документы о выдаче архивных документов во временное пользование;
изучаются архивные документы, аналогичные по содержанию с необнаруженными, подвергавшиеся ранее описанию, реставрации или переплету, для выявления возможных допущенных ошибок при формировании, систематизации и описании архивных документов;
проверяются архивные документы находящихся рядом архивных фондов для обнаружения неправильно размещенных архивных документов;
организуется поиск необнаруженных архивных документов в учреждениях и органах ФСИН России - источниках комплектования для возможного выявления включенных в опись, но не переданных на хранение архивных документов;
организуется поиск необнаруженных архивных документов в других архивах, которым передавались непрофильные фонды.
В случае необнаружения архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, их розыск осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о государственной тайне с представлением информации о ходе и результатах розыска необнаруженных дел, документов в управление делами ФСИН России.
(в ред. Приказа Минюста России от 14.07.2010 N 166)
(см. текст в предыдущей редакции)
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются государственному служащему, работнику архива, который возвращает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью руководителя архива.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 10), и подробная справка о проведении розыска (справка подписывается руководителем архива и государственными служащими, работниками архива, проводившими розыск), которые вместе с актом проверки наличия и состояния дел направляются: архивом центрального аппарата ФСИН России - в Росархив, архивами территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Справка приобщается к акту о завершении розыска дел (приложение N 11). Карточки на найденные дела из картотеки необнаруженных дел изымаются и уничтожаются.
Составляется акт о завершении розыска дел и вносятся изменения во все учетные документы.
Решение о снятии архивных документов с учета оформляется:
для архива центрального аппарата ФСИН России - распоряжением директора ФСИН России на основании письменного разрешения Росархива;
для архивов территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России распоряжением руководителя территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России на основании письменного разрешения органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.
В сроки, установленные руководителем архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанных проверок оформляются:
при подтверждении наличия архивных документов - в виде докладной записки государственного служащего, работника архива, ответственного за организацию проверки;
при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
По результатам проверки наличия и состояния архивных документов с учетом предложений экспертной комиссии, руководитель учреждения или органа ФСИН России, руководитель архива принимают необходимые меры к обеспечению режима хранения архивных документов.
Выявленные при проверке наличия и состояния дел факты недостачи архивных документов, грубых нарушений их учета, обеспечения сохранности и режима секретности, которые могут привести к утечке секретной информации или утрате архивных документов, рассматриваются как чрезвычайные происшествия, о них докладывается руководителю учреждения или органа ФСИН России для принятия соответствующих мер.
Руководитель архива представляет в архив центрального аппарата ФСИН России заверенные копии актов о неисправимых повреждениях архивных документов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, вместе со справкой о проведении розыска, а при необходимости и материалами служебного расследования по факту утраты архивных документов.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений об архивных документах постоянного хранения в соответствующий государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей, утвержденных экспертной комиссией.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2025 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей