Выдача дел в читальные залы архивов

185. Для обслуживания пользователей в архивах создаются и действуют читальные залы. При отсутствии помещения, выделенного под читальный зал архива (далее - читальный зал, если не оговорено особо), обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем государственного служащего, работника архива.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива, утверждает начальник аппарата директора ФСИН России, руководитель подразделения делопроизводства территориального органа и образовательного учреждения ФСИН России.

В соответствии с нормативными правовыми актами Росархива порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов, которые утверждаются:

в архиве центрального аппарата ФСИН России - начальником аппарата директора ФСИН России;

в архивах территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России - руководителями территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России.

Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба.

В читальных залах в установленном порядке имеют право знакомиться с архивными документами государственные служащие, работники учреждений и органов ФСИН России, работники других учреждений, органов и организаций, в том числе научные, творческие работники, представители средств массовой информации и общественных организаций, физические лица.

Граждане допускаются в читальный зал на основании личного заявления. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившего их учреждения, органа, организации. Государственные служащие, работники учреждений и органов ФСИН России допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель архива на необходимый пользователю срок, но, как правило, на один год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с руководителем архива.

186. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководителем архива.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листов копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.

Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.

Архив предоставляет пользователям для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

их плохого состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или учреждением или органом ФСИН России - фондообразователем при передаче архивных документов на хранение;

использование архивных документов государственными служащими, работниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи архивных документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении архивных документов должен быть в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

На каждого пользователя в читальном зале, кроме государственных служащих, работников архива, заводится карточка пользователя (приложение N 45). В архиве ведется также журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение N 46).

Дела из архивохранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из архивохранилища.

Каждое выдаваемое из архивохранилищ в читальный зал дело должно иметь лист использования дела.

187. Для ознакомления с архивными документами, имеющими ограничительные грифы, пользователь представляет в архив документ, удостоверяющий личность, оформленные в установленном порядке предписание на выполнение задания и справку соответствующей формы о допуске к работе с секретными сведениями, действительную в течение не более одного года со дня оформления этой справки.

В предписании на выполнение задания указываются конкретные поисковые данные архивного дела (N фонда, N описи, архивный N и гриф секретности дела) либо с архивными документами каких ограничительных грифов, архивных фондов, за какой хронологический период, по каким конкретным вопросам необходимо ознакомление командируемого лица и требуется ли производство выписок из этих архивных документов в рабочую тетрадь, спецблокнот.

При этом рабочая тетрадь, спецблокнот, имеющие соответствующий ограничительный гриф и учтенные в подразделении делопроизводства, в котором служит (работает) пользователь, направляются в архив в порядке, установленном для пересылки секретной корреспонденции.

Письменный запрос учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций об ознакомлении пользователя с архивными документами, имеющими ограничительные грифы, оформленный с нарушением порядка, установленного для оформления предписания на выполнение задания, не является основанием для разрешения работы с архивными документами архива.

Предписание на выполнение задания с разрешением соответствующего руководителя учреждения или органа ФСИН России на работу с документами архива вместе со справкой о допуске регистрируются в журнале учета командированных установленной формы, ведущемся в архиве государственным служащим, работником, ответственным за учет.

Пользователю, работающему в читальном зале с выданными во временное пользование секретными и совершенно секретными архивными документами, а также содержащими сведения ограниченного распространения, выписки из этих архивных документов разрешается делать только в учтенных в установленном порядке и имеющих соответствующий ограничительный гриф рабочих тетрадях или спецблокнотах, находящихся в архиве и выдаваемых пользователю на время его работы под роспись в журнале.

После окончания работы пользователя с секретными, совершено секретными и содержащими служебные сведения ограниченного распространения архивными документами в читальном зале государственный служащий, работник архива проверяет сделанные пользователем записи в рабочей тетради или спецблокноте на соответствие их содержания теме запроса.

При обнаружении записей, содержащих информацию не по теме запроса, решение о возможности дальнейшей работы пользователя с документами архива и рабочей тетради (спецблокноте) с этими записями принимает по рапорту руководителя архива руководитель учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций.

Рабочие тетради, спецблокноты пользователей после окончания работы с архивными документами высылаются в соответствующее учреждение или орган ФСИН России, а также в другое учреждение, орган и организацию в установленном порядке фельдсвязью.

188. Для ознакомления пользователя с архивными документами, не имеющими ограничительных грифов, допускается предоставление в архив запроса, подписанного руководителем учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций, заверенного соответствующей печатью и зарегистрированного как исходящий документ. При этом в запросе указываются те же сведения о работе с архивными документами, что и в предписании на выполнение задания.

При работе с архивными документами в читальном зале пользователю запрещается выносить эти документы из читального зала. При необходимости перерыва в работе пользователя с документами, а также после окончания работы с документами они сдаются государственному служащему, работнику архива под роспись в журнале учета выдачи (высылки) дел из архива.

При необходимости руководитель архива имеет право ограничить количество архивных дел, выдаваемых в читальный зал одному пользователю, до пяти единиц хранения ежедневно.

189. В целях оказания помощи пользователям в подборе необходимых для работы архивных документов государственные служащие, работники архива используют имеющуюся систему НСА к хранящимся архивным делам, а также, при необходимости, предоставляют пользователю возможность пользования системой НСА архива с соблюдением установленных требований. Разрешение на использование системы НСА архива пользователем дает руководитель архива.

190. Архивные справочники системы НСА выдаются пользователю только в читальный зал, при этом их выдача и прием оформляются в журнале учета выдачи (высылки) дел из архива в порядке, установленном для архивных дел.

Учет выдачи дел в читальный зал может осуществляться в отдельном журнале.