4.5. Служебная переписка

4.5.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

4.5.2. Служебные письма Федерального казначейства готовятся:

как ответы (доклады, отчеты) о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы (доклады, отчеты) на поручения Министерства финансов Российской Федерации и запросы других министерств;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федерального казначейства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес территориальных органов Федерального казначейства (далее - территориальных органов), отправляемых посредством ППО АСД, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Российской Федерации) в соответствии с Приложением N 10.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации или указаниями по исполнению руководителя Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению руководителя (заместителя руководителя) Федерального казначейства. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

4.5.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании по исполнению руководителя Федерального казначейства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральное казначейство считает...", "Федеральное казначейство рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и "С уважением, ..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя Федерального казначейства. Право подписи служебных писем начальниками управлений центрального аппарата Федерального казначейства устанавливается в положениях об управлениях и в должностных регламентах начальников управлений.