VII. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

26. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя служебного письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Переписка без применения бланков, а также переписка на бланке (в многоцветном исполнении) оформляется следующим образом.

В правом верхнем углу служебного письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 марта 2014 г.; Варшава, 23 марта 2014 г. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер не проставляется.

Текст служебного письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После вступительного обращения следует текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Обращение центруется и первая строка текста служебного письма начинается с абзацного отступа.

Служебное письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения, при этом могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Служебные письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением".

В ответном служебном письме в порядке взаимности целесообразно употреблять формулы вежливости, аналогичные полученным. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "...в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Если в тексте служебного письма дается ссылка на прилагаемые к нему документы (программа, мероприятия и т.д.), то под текстом располагается отметка о наличии приложений.

Под текстом служебного письма следуют наименование должности лица, от имени которого посылается служебное письмо, его воинское звание (если у адресата имеется воинское звание), личная подпись, инициал имени и фамилия.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с абзацного отступа через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне строки воинского звания, а если оно не указывается - на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Реквизит "Адресат" включает следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") и (или) титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), инициал (инициалы) имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, организации, название города и страны. Все составные части реквизита печатаются от левого поля в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов служебного письма.

Титул или инициал (инициалы) имени, фамилия (имя и фамилия) адресата печатаются через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Например:

Его Превосходительству

господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва, Россия

27. При переписке с зарубежными адресатами с использованием бланков (в одноцветном исполнении) служебные письма оформляются следующим образом.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа служебного письма. Все составные части реквизита печатаются по левой его границе. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" включает следующие составные части: инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

На конверте указывается адрес, напечатанный на служебном письме. Адрес пишется (печатается) латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В письме, адресуемом организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Например:

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Дата служебного письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационной номер служебного письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

Ссылка на регистрационный номер и дату оформляется в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке. Сведения в реквизит переносятся с поступившего от зарубежного адресата письма.

Текст служебного письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке обычно используются следующие обращения:

Уважаемые господа - к организации в целом,

Уважаемый господин Блэк - к мужчине,

Уважаемая госпожа Вайт - к женщине,

Уважаемый господин Председатель (Директор) - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) обычно опускается, остается только фамилия.

В качестве заключительной формулы вежливости используются фразы в зависимости от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Отметка о наличии приложений и подпись должностного лица оформляются аналогично служебному письму, оформляемому без применения бланков.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии, остающейся в деле.

Образцы служебных писем прилагаются.

Образец

Образец

Образец