4.1. Организация контроля

4.1.1. Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

4.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

4.1.3. Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора вуза.

4.1.4. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля в управлении делами вуза возлагается на сотрудников управления делами.

4.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

4.1.6. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,

документы без указания срока исполнения - в месячный срок,

если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок,

поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

4.1.7. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело N...", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.