3.5.1. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

3.5.1.1. Обработка документов, подписанных руководителем Службы, для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства, а подписанных заместителями руководителя Службы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы. Обработанные документы передаются работнику службы делопроизводства.

3.5.1.2. Обработка документов для отправки почтовой связью, подписанных начальником подразделения, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения. Обработанные документы передаются в службу делопроизводства:

а) для отправки в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства, ведомства, территориальные органы Службы и подведомственные ей организации передаются исполнителем без конвертов.

Реквизит "Адресат" отправляемого документа не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки (Приложения N 15, 43);

б) другим организациям и физическим лицам корреспонденция исполнителем документа передается в незапечатанном конверте, с указанием на нем точного адреса и почтового индекса отделения связи адресата.

В случае отсутствия полных реквизитов адресата на письме и на конверте указываются те реквизиты, которые были указаны адресатом.

3.5.1.3. При необходимости доставки почты не простым видом отправки, а заказным или с уведомлением, в указателе рассылки должен быть указан конкретный вид оформления отправки с приложением подписанного списка на отправку (Приложение N 44).

3.5.1.4. При возврате почтовой корреспонденции, отправленной адресатам с неправильно оформленным почтовым адресом, или по другим причинам, данная корреспонденция возвращается работником службы делопроизводства исполнителям.

3.5.1.5. Документы, требующие срочной отправки нарочным в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются исполнителями полностью оформленными в соответствии с главой II настоящей Инструкции непосредственно начальнику службы делопроизводства, а в его отсутствие (командировка, отпуск и т.п.) - лицу, его замещающему.

3.5.1.6. Документы, требующие срочной отправки нарочным в министерства и ведомства, доставляются адресату непосредственно исполнителями.

3.5.1.7. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, должны обрабатываться работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения, в день их подписания, а подписанные в конце рабочего дня - не позднее следующего рабочего дня и передаваться работнику службы делопроизводства. Полученная корреспонденция направляется из службы делопроизводства адресату в течение одного рабочего дня.

3.5.1.8. Документы для отправки в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются работником службы делопроизводства в рабочие дни до 10 часов.

Документы, переданные позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.

3.5.1.9. Отправлять исходящие документы Службы без присвоенных исходящих номеров не допускается.

3.5.1.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям заказной почтой (с оформлением отправки согласно п. 3.5.1.3).