3.1. Виды работ, выполняемые в САД службой делопроизводства, с документами, адресованными руководителю службы, и в приемных заместителей руководителя службы

3.1. ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В САД СЛУЖБОЙ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, С ДОКУМЕНТАМИ, АДРЕСОВАННЫМИ РУКОВОДИТЕЛЮ

СЛУЖБЫ, И В ПРИЕМНЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ

3.1.1. При работе с входящими документами работник службы делопроизводства, выполняющий указанный вид работ, передает на рассмотрение руководству зарегистрированные в САД документы. По завершении рассмотрения документов вводит указания в САД и передает документы в подразделения по назначению для исполнения.

3.1.2. Исполненные документы, переданные в соответствующее подразделение, списываются в дело (при этом в САД в журнале передачи документов указывается номер дела, в которое был списан данный документ).

3.1.3. При работе с исходящими из Службы документами после визирования и подписания документа работник подразделения исполнителя передает их в службу делопроизводства для регистрации в установленном порядке.

3.1.4. Исходящие документы, подготовленные непосредственно в приемных заместителей руководителя Службы и ими подписанные, регистрируются в САД этих приемных (в "Кабинете зам. руководителя"), и при необходимости делается рассылка по кабинетам центрального аппарата. Документ списывается в дело, а в поле "Оригинал" вводится отметка о передаче документа по назначению, после чего документ отправляется в дело.

3.1.5. При работе с внутренними документами работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, регистрирует в САД созданные в его структурном подразделении документы (поручения), вводит к ним указания, при необходимости организует копирование документов, передает их исполнителям и списывает в дело.

3.1.6. При работе с организационно-распорядительными документами и внутренними документами с поручениями работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, осуществляет контроль, используя папку "На контроле".

3.1.7. По завершении исполнения поручения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении исполнителя, вводит в САД "Отчет" и возвращает в службу делопроизводства оригинал документа и копию документа об исполнении.

3.1.8. Внутренние документы, поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства руководителя Службы или его заместителей, после рассмотрения возвращаются в структурное подразделение - автор документа для передачи исполнителям и ввода в САД поручения руководства.

3.1.9. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляют ежедневный контроль за содержанием папок "Поступившие", "На исполнении" и "На контроле".

3.1.10. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, имеют право доступа ко всем "Картотекам" САД в режиме поиска документов.

3.1.11. При необходимости работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, используют САД для контроля за исполнением внутренних документов, а также для распечатки перечней документов и сводок о документообороте.