2.7. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Службе

2.7. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ В ПРОЦЕССЕ ПОДГОТОВКИ

ДОКУМЕНТОВ В СЛУЖБЕ

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Службы оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.7.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1).

2.7.2. Код федерального органа исполнительной власти.

Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Код Службы проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.7.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Службы проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.7.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.7.5. Наименование Службы.

Наименование Службы должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти.

При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

2.7.6. Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Службы, бланк письма заместителя руководителя Службы, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.

2.7.7. Справочные данные о Службе.

Справочные данные о Службе включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению руководства Службы (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, интернет-адрес и т.д.).

2.7.8. Вид документа.

Наименование вида документа, создаваемого Службой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

2.7.9. Код формы документа.

Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.7.10. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого Службой совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

19.01.2009

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 января 2009 г.

2.7.11. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.7.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.7.13. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.7.14. Адресат.

Документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют указатель рассылки документа.

2.7.14.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

или

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

или

или

2.7.14.2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

2.7.14.3. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

2.7.14.4. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

Например:

2.7.14.5. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.7.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

или

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

2.7.16. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания.

В состав указания входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании указываются исполнитель, подпись автора указания, дата.

Указание может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

2.7.17. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

Приказ (о чем?) Об изменении штатного расписания

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент государственного служащего....

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал центрованным способом (относительно границ текстового поля).

2.7.18. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.7.19. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

2.7.19.1. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.7.19.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

2.7.19.3. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.7.19.4. В организационно-распорядительных документах Службы, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

2.7.19.5. В документах коллегиальных органов Службы текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

2.7.19.6. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

2.7.19.7. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

2.7.19.8. В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым...");

от третьего лица единственного числа ("Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору не возражает...").

2.7.20. Отметка о наличии приложений.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к организационно-распорядительному документу (приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

2.7.21. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, за подписью которого подготовлен проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам.").

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.7.22. Согласование проекта документа:

2.7.22.1. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

2.7.22.2. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Службы, ими должны быть завизированы.

2.7.22.3. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

2.7.22.4. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

2.7.22.5. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта Службы. На проекте законодательного акта на лицевой стороне последнего листа проекта документа в нижней его части. На проекте акта Президента Российской Федерации, акта Правительства Российской Федерации визы проставляются на нижней части оборотной стороны последнего листа первого экземпляра проекта документа. В служебных письмах визы проставляются на копии документа или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

2.7.22.6. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

2.7.22.7. Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

2.7.22.8. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

2.7.22.9. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа ближе к нижнему полю документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.7.22.10. Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

2.7.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

2.7.24. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело"; указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.7.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления), количество листов основного документа и приложения. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.7.26. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.7.27. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, отнесенную к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165)) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.7.28. Идентификатор электронной копии документа.

На электронной копии документа может быть проставлен идентификатор - отметка в колонтитуле в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Службе.