4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Службы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и другие документы.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Службы, организационно-распорядительные документы и переписка за подписью руководителя Службы регистрируются службой делопроизводства.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Службы, регистрируются в картотеках заместителей руководителя Службы и структурных подразделений.
Документы, передаваемые или принимаемые в электронном виде и по каналам факсимильной связи, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма, с учетом функционирующих в Службе технических и программных средств.
4.1.6. Документы регистрируются в электронных РК САД.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Службы, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а порядковый номер - косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
указание руководства (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2025 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей