2.8.5. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

2.8.5.1. Служебные письма исполняются с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. При составлении служебных писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Служебные письма готовятся в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (Приложения N 24 - 30).

Служебные письма готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;

как ответы на письма министерств и ведомств;

как исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Взаимодействие структурных подразделений Службы посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Службы, по поручению руководителя Службы или его заместителей, а также по собственной инициативе.

2.8.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

2.8.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

2.8.5.4. В заголовке и в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа.

2.8.5.5. Совместные служебные письма, подписываемые руководителем (заместителями руководителя) Службы совместно с руководителями (заместителями руководителей) федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

2.8.5.6. При оформлении письма (так же, как и организационно-распорядительного документа) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.8.5.7. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.8.5.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору считает...", "Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю..." (Приложение N 31).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.8.5.9. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти за подписью руководителя Службы организуется визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:

Визирование:

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

уполномоченное должностное лицо службы делопроизводства.

Согласование:

начальник юридической службы;

начальник службы делопроизводства;

заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа.

2.8.5.10. При подготовке ответов на запросы федеральных органов исполнительной власти, подведомственных организаций за подписью заместителя руководителя Службы организуется визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности.

Визирование:

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа.

Согласование:

начальник юридической службы.

2.8.5.11. Датой письма является дата его подписания (регистрации).

2.8.5.12. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Службе и в приказе Службы о распределении обязанностей между заместителями руководителя, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц (Приложение N 32).

2.8.5.13. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами изложены в Приложении N 33.