3.4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

3.4.1. В Службе установлен единый порядок передачи документов. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в РК, которая должна содержать информацию о местонахождении подлинника документа и его копий.

При передаче документов необходимо учитывать, что исполнители получают документы не только в соответствии с указаниями руководства Службы, но и в соответствии с указаниями непосредственных начальников структурных подразделений, с учетом должностных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности работников. Передача документов исполнителям без ведома начальников структурных подразделений не допускается.

3.4.2. При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно (например, с пометкой "Для служебного пользования") или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в указании первым. Необходимость тиражирования документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

3.4.3. При использовании САД исполнителям, как правило, по журналу передач пересылается РК с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный подлинник документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в Службе, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

3.4.4. Документы, поступившие в подразделение с указанием руководства Службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, представляет начальнику подразделения и после исполнения им на этих документах указаний вводит их содержание в САД. Затем передает эти документы исполнителям, вводит отчет о ходе и результатах исполнения, по завершении исполнения передает подлинники документов и материалы по их исполнению в службу делопроизводства.

3.4.5. Начальники подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие в течение рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

документы, поступившие в подразделение за два часа до окончания рабочего дня, рассматриваются и передаются исполнителям до 10.00 следующего рабочего дня.

3.4.6. Поступившие в подразделения федеральные законы, акты и поручения (указания) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и с соответствующими указаниями Аппарата Правительства Российской Федерации, документы с пометками "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, рассматриваются начальником подразделения (лицом, его замещающим) и незамедлительно передаются исполнителям.

3.4.7. Начальник подразделения дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания в письменном виде. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в РК документов работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. После этого подлинники (копии) документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями начальника подразделения.

3.4.8. Доступ к электронным РК в САД предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов.

3.4.9. Прием и первичная обработка документов, поступивших непосредственно в подразделение без рассмотрения руководством Службы, производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. Данный работник осуществляет регистрацию документов в САД, докладывает их начальнику подразделения, вводит в РК указание начальника, направляет документы исполнителям, отслеживает прохождение документов вплоть до завершения их исполнения, списывает в дело и готовит к передаче на архивное хранение в установленном порядке.

3.4.10. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, в службу делопроизводства.

3.4.11. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится в следующем порядке:

3.4.11.1. Передача документов, зарегистрированных службой делопроизводства, производится только через службу делопроизводства с обязательным вводом информации об этом в САД;

3.4.11.2. Переадресация документов с поручениями руководителя Службы или его заместителей, поступивших в подразделение из службы делопроизводства руководителя Службы (его заместителей), производится с разрешения руководителя или его заместителей, давших поручение;

3.4.11.3. Переадресация документов, направленных после регистрации уполномоченными работниками службы делопроизводства, производится с разрешения руководителя (заместителя руководителя) Службы, давшего поручение, по согласованию с начальником службы делопроизводства с обязательным возвратом подлинника документа в упомянутую службу для оформления и передачи документа по назначению;

3.4.11.4. Переадресация документов, направленных после регистрации в подразделении, производится по договоренности между начальниками подразделений по согласованию с начальником подразделения, в котором зарегистрирован документ, затем оформляется переадресация и передается документ по назначению.

3.4.12. Зарегистрированные в САД и поступившие в подразделение подлинники документов ежедневно сверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с перечнями документов в соответствующих электронных папках подразделения. При обнаружении несоответствия сообщается в службу делопроизводства.

3.4.13. Документы, поступившие в адрес Службы и на имя руководства Службы из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для учета в службе делопроизводства.

3.4.14. О поступивших в подразделение документах (подлинниках на бумаге и перечнях электронных копий иных документов) докладывается начальнику подразделения. Работником делопроизводства в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

3.4.15. Для работы с проектами документов в электронном виде в САД используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

3.4.16. Ответственные за ведение делопроизводства в подразделении регулярно вносят представленные исполнителями данные о ходе исполнения документов в их электронные карточки и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов своим непосредственным начальникам.

3.4.17. Регистрация исходящих документов, подписанных начальником подразделения, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с вводом информации о них в САД.

3.4.18. Подлинник документа, зарегистрированного в службе делопроизводства, исполненного в подразделении в соответствии с указанием руководителя Службы, возвращается вместе с копией исходящего документа в службу делопроизводства.

3.4.19. Исполненные документы в 5-дневный срок передаются исполнителями работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.4.20. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников подразделения, со сведениями, занесенными в САД.

3.4.21. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, а также в случае болезни, перемещения или увольнения работник обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства в своем подразделении все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, определенному начальником структурного подразделения.

3.4.22. При переводе (переходе) на другую работу или увольнении работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники должны быть переданы вновь назначенному на его место работнику по акту, согласованному с начальником подразделения.

3.4.23. О случаях утраты зарегистрированных документов работник обязан незамедлительно доложить своему непосредственному начальнику. Начальник подразделения назначает внутреннее расследование. По документам, зарегистрированным в кабинете руководителя Службы, о результатах расследования в 3-дневный срок сообщает в службу делопроизводства, а зарегистрированным в кабинете заместителя руководителя Службы - соответствующему заместителю руководителя Службы.

3.4.24. Вновь принятый в подразделение работник, на которого предусматривается возложить обязанности ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении, до начала выполнения этих обязанностей должен быть направлен на инструктаж в службу делопроизводства.

3.4.25. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений и вносить не оговоренные исправления не разрешается.

3.4.26. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

3.4.27. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации, передача документов или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководства Службы или начальника соответствующего подразделения.