1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Прием и обработка документов в условиях использования в структурных подразделениях центрального аппарата Службы системы автоматизации документооборота (САД) осуществляется работниками службы делопроизводства и ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

1.2. Работа с документами в структурных подразделениях Службы, подключенных к САД, осуществляется в соответствии с данными требованиями.

1.3. Работа в САД основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в подразделение из службы делопроизводства или других подразделений документы повторно не регистрируются.

В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.

Документирование передачи документов между структурными подразделениями и внутри подразделений может осуществляться путем росписи в формируемых САД реестрах или регистрационных карточках.

1.4. САД позволяет заводить различные грифы не только для РК документов, но также и для прикрепленных к РК файлов с документами. Кроме этого, каждому пользователю присваивается право работать с документами, имеющими определенные грифы. В связи с этим в САД можно ограничить права доступа пользователей к конфиденциальным документам (это касается не только РК, но и прикрепленных файлов).

1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в Службе в условиях применения САД осуществляет служба делопроизводства.

Указания (в устной или письменной форме) работников службы делопроизводства - администраторов САД о порядке пользования системой и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей.

1.6. Работники структурных подразделений Службы включаются в число пользователей САД на основании заявки в службу делопроизводства на регистрацию пользователей в Единой информационной системе Службы, подписанной руководителем структурного подразделения. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САД и права доступа (грифы "Общий", "ДСП").

Установка клиентских мест САД производится по согласованию со службой делопроизводства в установленном порядке.

Служба делопроизводства обеспечивает ввод в САД персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

1.7. Ответственность за организацию использования САД в структурном подразделении Службы возлагается на его руководителя.

Руководитель структурного подразделения назначает должностное лицо, ответственное за обеспечение правильного использования САД и своевременное представление информации о пользователях (увольнении, переходе в другое подразделение или изменении полномочий) в службу делопроизводства для внесения изменений в САД администратором системы.

1.8. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного распространения в САД осуществляется службой делопроизводства.

1.9. К работе с САД допускаются работники, прошедшие специальное обучение.

Пользователям САД запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.