7.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

7.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы работником службы делопроизводства, ответственным за архив Службы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится работником службы делопроизводства, ответственного за архив Службы, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.2.8. Технические средства приема, хранения, обработки и передачи информации в целях ее защиты при ликвидации или реорганизации структурного подразделения передаются в другие подразделения, в архив Службы или уничтожаются по акту в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Средства вычислительной техники, на которых обрабатывалась информация ограниченного доступа, перед передачей должны быть проверены на отсутствие в них остаточной информации с помощью специалистов подразделения, осуществляющего эксплуатацию объектов информатизации.

7.2.9. Машинные носители информации (гибкие и жесткие магнитные диски, оптические и магнитооптические компакт-диски и т.п.), используемые для работы с информацией ограниченного доступа при ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сдаются работнику структурного подразделения, ответственному за обеспечение выполнения в подразделении предусмотренных мер защиты информации для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

"__" ________ 20__ г.