3.4. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

3.4.1. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, регистрируют в САД внутреннюю переписку между подразделениями центрального аппарата Службы и другую внутреннюю документацию подразделения (состав регистрируемой внутренней документации определяется руководством структурного подразделения).

3.4.2. Сопроводительные записки, касающиеся исполнения зарегистрированных в САД входящих документов при передаче их на рассмотрение в другое структурное подразделение, в качестве внутренней переписки не регистрируются (т.е. если входящий документ зарегистрирован в САД и передается на рассмотрение в другое структурное подразделение вместе с сопроводительной запиской, то карточка внутреннего документа в САД не создается). При этом передача документа отмечается при вводе "Указания" (типовые тексты указаний - "По рассылке", "Для использования в работе", "На визирование проекта ответа (приказа)", "Согласно договоренности просьба рассмотреть", "Просьба высказать мнение...", "Просьба дать заключение по изложенным в документе вопросам", "С запиской" и т.п.) и, при необходимости, в поле "Оригинал".

3.4.3. Регистрация внутренних документов выполняется с заполнением всех требуемых реквизитов карточки данного документа.

При этом поле "Адресат" не заполняется. В регистрационные карточки вводится типовое указание "По рассылке", "Автор поручения" - руководитель структурного подразделения, подготовившего документ, и в качестве исполнителей выбираются фамилии руководителей подразделений, в которые направляется документ.

3.4.4. Для внутренних документов, подлежащих исполнению, вводится указание с контролем исполнения.

3.4.5. Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.

3.4.6. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел". Если внутренний документ, зарегистрированный работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении руководства, не списан при регистрации в дело, то он должен быть списан в дело в структурном подразделении, куда направлен на исполнение.

3.4.7. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит в регистрационную карточку документа (РК) информацию о передаче оригинала и копий документа, формирует реестр передачи документов в подразделения, передает оригиналы и копии документа работникам соответствующих подразделений с пометкой в РК или в журнале передачи документов исполнителям в подразделении.

3.4.8. Требования к аннотации документа (поле "Содержание") для входящих, исходящих и внутренних документов.

В аннотации должна быть указана четкая формулировка, кратко передающая содержание документа, его смысл (какому вопросу посвящен документ?). Если в документе затрагиваются вопросы деятельности конкретной организации, то ее наименование необходимо включить в аннотацию. Для периодической отчетности допускается использование сокращенных аннотаций (например, "ф. 904"). Не разрешается вместо аннотаций использовать разного рода символы (например, ***) или заголовки типа "Информация на рассмотрение", не раскрывающие смысла документа.

3.4.9. По запросам руководства или работников подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, выполняет поиск документов, отвечающих заданным критериям.

3.4.10. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан оперативно отвечать на запросы других структурных подразделений об исполнителях документов, по которым ведется совместная работа.

3.4.11. В случае, если документ передан на исполнение из одного структурного подразделения в другое по указанию, то работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, необходимую информацию об исполнителе получает с использованием возможностей САД (как правило, не делая запрос по телефону).

3.4.12. По указанию руководства подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, готовит отчеты (сводки) по работе с документами в данном подразделении.

3.4.13. Работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, для того чтобы поставить в САД отметку о списании документа в дело, необходимо открыть РК документа, войти в журнал передачи и, нажав клавишу "Списать документ в дело", выбрать номер дела по номенклатуре, в которое был списан данный документ.

3.4.14. После введения в САД указаний руководства Службы и должностных лиц структурных подразделений их редактирование (изменение содержания, состава исполнителей) не разрешается.

3.4.15. Для отражения в регистрационной карточке хода рассмотрения документа вводятся новые указания, уточняющие порядок исполнения документа в структурных подразделениях.

3.4.16. При поступлении телефонных запросов по входящим документам от корреспондентов им сообщается информация о ходе рассмотрения документа.