3. Основные функции Департамента

В соответствии с возложенными задачами Департамент выполняет следующие функции.

3.1. Документационное обеспечение деятельности руководства Министерства и структурных подразделений:

3.1.1. Организует ведение документооборота в Министерстве на бумажных и электронных носителях (прием, экспедиционная обработка, регистрация, подготовка проектов резолюций, передача входящих документов руководству Министерства, передача документов в структурные подразделения, регистрация исходящих документов за подписью руководства Министерства, своевременная доставка исходящей корреспонденции Министерства адресатам), координирует работы по выдаче ЭЦП и разграничение доступа к электронным документам сотрудников структурных подразделений центрального аппарата Министерства;

3.1.2. Осуществляет контроль над своевременным исполнением документов;

3.1.3. Взаимодействует с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по вопросам своевременного выполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации;

3.1.4. Ведет учет и регистрацию приказов и распоряжений, договоров, контрактов и соглашений Министерства;

3.1.5. Организует выполнение копировально-множительных работ и сканирования документов;

3.1.6. Реализует мероприятия по информационному взаимодействию в рамках межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

3.1.7. Обеспечивает проведение статистического анализа документооборота;

3.1.8. Организует работу с письменными обращениями граждан и организаций (учет, контроль над своевременным рассмотрением и системный анализ);

3.1.9. Разрабатывает и согласовывает с Российским государственным архивом литературы и искусства сводную номенклатуру дел Министерства;

3.1.10. Обеспечивает комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Министерства;

3.1.11. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по совершенствованию организации, форм и методов ведения делопроизводства в Министерстве, в том числе в условиях функционирования системы автоматизированного документооборота;

3.1.12. Обеспечивает соблюдение порядка использования и хранения гербовой печати Министерства, печати и штампов Департамента.

3.2. По вопросам организации работы коллегии:

3.2.1. Организует планирование работы коллегии Министерства; взаимодействует со структурными подразделениями Министерства, подведомственными Министерству федеральными агентствами по вопросам обеспечения деятельности коллегии, выполнения ее планов;

3.2.2. Взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подведомственными Министерству учреждениями по вопросам деятельности коллегии;

3.2.3. Готовит документы по составу коллегии Минкультуры России, его согласованию и утверждению руководством Министерства, контролирует соблюдение графика проведения заседаний коллегии;

3.2.4. Обеспечивает:

- документационную подготовку и проведение заседаний коллегии Министерства, участвует в подготовке материалов и оформлении принимаемых решений;

- обобщение и подготовку информационно-справочных материалов к заседанию коллегии Минкультуры России по итогам года;

3.2.5. Контролирует соблюдение установленных сроков и качество выполнения решений и протокольных поручений коллегии Министерства;

3.2.6. Формирует полугодовые планы работы коллегии и готовит полугодовые и годовые отчеты о работе коллегии Министерства. Оказывает методическую и консультационную помощь структурным подразделениям Министерства, учреждениям культуры субъектов Российской Федерации, подведомственным Министерству учреждениям и организациям по вопросам организационно-документационного обеспечения проводимых заседаний коллегии.

3.3. В области методического руководства документационным обеспечением в структурных подразделениях Министерства осуществляет:

3.3.1. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных требований Регламента Министерства и Инструкции по делопроизводству в Министерстве;

3.3.2. Консультирование сотрудников в области работы с документами, проведение занятий и инструктивных совещаний о порядке работы с документами и организации контроля за исполнением поручений.

3.4. Обеспечение деятельности руководства:

3.4.1. Готовит и вносит предложения по вопросам организационного и документационного обеспечения деятельности секретариатов Министра и заместителей Министра;

3.4.2. Обеспечивает организационно-документационную подготовку и ведение протоколов оперативных совещаний у Министра.

3.5. Участвует в организации, планировании и проведении мероприятий по мобилизационной подготовке центрального аппарата Министерства в соответствии с требованиями Федерального закона от 26 февраля 1997 г. N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке в Российской Федерации" и Федерального закона от 12 февраля 1998 г. N 28-ФЗ "О гражданской обороне".