4.7. Работа исполнителей с документами

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными требованиями, установленными Регламентом Агентства, настоящей Инструкцией.

При работе с документами исполнитель несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских служащих.

Документы, оформленные с нарушениями положений Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

4.7.1. Передача полученных для исполнения документов или их копий другим служащим (того же управления или другого) может осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению руководства Агентства, начальника управления или отдела и через лицо, ответственное за ведение делопроизводства.

4.7.2. Для всех документов, подготовленных к отправке через экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в реквизите "Адресат" документа или на отдельном листе). Исключение составляют вышестоящие федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также организации - постоянные корреспонденты.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает на подпись руководству Агентства.

4.7.3. Исполнитель самостоятельно определяет необходимое количество экземпляров полученного или отправляемого документа и обеспечивает тиражирование документа.

При необходимости тиражирование документов для государственных служащих Агентства осуществляется централизовано через Службу делопроизводства.

4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и подписываться. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.7.5. По завершении исполнения поручения исполнитель проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно номенклатуре дел и подшивает в дело (кроме документов подшиваемых в Службе делопроизводства).

4.7.6. Документ, как правило, не может быть представлен на подпись или для принятия окончательного решения руководству Агентства или управления, если основанием для него является факсограмма. Факсограмма должна быть заменена на подлинник документа. Ответственность за замену факсограммы зарегистрированного документа на подлинник несет головной исполнитель.

4.7.7. После завершения работы с документами (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и т.д.) исполнитель возвращает указанные документы в Службу делопроизводства.

4.7.8. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает документы другому исполнителю по указанию руководителя через должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в управлении.