4.3. Прием, регистрация и распределение поступающих документов

4.3. Прием, регистрация и распределение

поступающих документов

4.3.1. Документы доставляются в Агентство через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и уполномоченными представителями различных организаций.

Кроме того, документы могут поступать в Агентство по каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты, а также по СМЭВ.

Способ получения документов фиксируется при регистрации в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота СЭД.

4.3.2. Документы, поступающие в Агентство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.

4.3.3. Прием поступающих в Агентство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе Службы делопроизводства (далее - экспедиция).

Прием документов в рабочие дни после 18 часов осуществляется дежурным гражданским или дежурным сотрудником приемной руководителя. В праздничные и выходные дни прием документов осуществляется дежурным сотрудником.

4.3.4. Документы, поступившие фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Документы, направленные на проводимые Агентством конкурсы, принимаются в установленном порядке конкурсной комиссией.

4.3.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, с пометкой "Лично".

Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.

Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.

Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.

4.3.6. Документы на иностранных языках передаются для перевода на русский язык в структурное подразделение, ответственное за международное сотрудничество. После чего структурное подразделение, ответственное за международное сотрудничество, направляет их для регистрации в Службу делопроизводства.

4.3.7. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Агентства или непосредственно в Агентство, осуществляется Службой делопроизводства. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Агентства и направляемые непосредственно в управления, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Агентства, положений об управлениях Агентства, должностных регламентов.

4.3.8. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Агентство, за исключением документов, перечень которых приведен в Приложении N 16.

Документы, адресованные руководству Агентства, а также направленные непосредственно в Агентство, регистрируются в отделе делопроизводства и контроля Управления делами.

Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий день.

4.3.9. Все входящие документы регистрируются в системе электронного документооборота в отделе делопроизводства и контроля Управления делами.

При регистрации входящих документов на документе проставляется регистрационный штамп с присвоенным регистрационным номером, за дробью - регистрационный индекс документа (по номенклатуре дел) и дата регистрации. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

Поступившие в Агентство документы, после завершения работы с ними (исполнения содержащихся в них поручений), подлежат возврату в Службу делопроизводства, за исключением документов, поступивших для сведения и учета в работе, а также отчетов с сопроводительными письмами.

4.3.10. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству Агентства и управления в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.

Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.

4.3.11. Подготовку проекта указания по исполнению документа руководителя осуществляет начальник Службы делопроизводства, его заместитель, сотрудник делопроизводства, ответственный за контроль, или помощник руководителя. Подготовку проекта указания по исполнению документа заместителя руководителя осуществляет помощник заместителя руководителя или секретарь. В случае отсутствия руководителя поручения готовят в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Агентства.

При подготовке проекта указания по исполнению документа руководства Агентства по перечням поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, протоколам заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, протоколам правительственных комиссий Российской Федерации, планам реализации мероприятий и поручениям, имеющим несколько пунктов, начальник отдела делопроизводства и контроля, его заместитель, сотрудник делопроизводства, ответственный за контроль, или помощник руководителя определяют головного исполнителя по каждому пункту перечня, протокола или поручения и при необходимости определяют ответственного за свод.

При подготовке проекта указания по исполнению документа, где при исполнении задействованы подведомственные организации, головным исполнителем, как правило, определяется структурное подразделение Агентства, курирующее данный вопрос в соответствии с закрепленной сферой деятельности по данному поручению.

4.3.12. Указания по исполнению документа руководства Агентства и управлений по рассмотренным документам оформляются, как правило, на бланках указаний по исполнению документа (Приложение N 14).

На бланке указания по исполнению документа в левом нижнем углу проставляется регистрационный номер документа, по которому дается поручение, а в правый нижний угол ставится дата.

Дата указания по исполнению документа должна соответствовать дате рассмотрения документа соответствующим должностным лицом.

В тексте указания по исполнению документа определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: "... Прошу рассмотреть и ответить..." или "... Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...").

4.3.13. В тексте указания по исполнению документа проставляется исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Агентства, начальник заинтересованного управления в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Агентства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

Если взаимного согласия руководства управлений-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляют заместители руководителя в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) по письменному предложению заинтересованного начальника управления. После письменного согласования заместителем руководителя изменения головного исполнителя, заинтересованное управление представляет письменное согласование в Службу делопроизводства.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в СЭД в Службе делопроизводства.

4.3.14. Рассмотренные руководством Агентства документы возвращаются в Службу делопроизводства, где в СЭД вносится содержание текста указания по исполнению документа и при необходимости устанавливается срок исполнения поручения.

Текст указания по исполнению документа заместителей руководителя и начальников структурных подразделений вносят в СЭД лица, ответственные за ведение делопроизводства.

На документ, поставленный на контроль, и на бланке указания по исполнению документа к такому документу проставляется отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа и в правом нижнем углу бланка указания по исполнению документа. Отметка о контроле содержит литеру "К" или слово "Контроль" и контрольную дату исполнения документа.

4.3.15. После фиксирования содержания указания по исполнению документа в СЭД документ передается исполнителю.

Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства у заместителей руководителя и в управлениях, получают зарегистрированные документы в экспедиции Агентства не менее трех раз в день, а срочные документы - незамедлительно.

4.3.16. Если в тексте указания по исполнению документа указаны несколько исполнителей, то подлинник документа получает головной исполнитель, соисполнителям передаются копии. В случаях, когда документ содержит большое количество страниц, для соисполнителей копируется только титульный лист документа с поручениями руководителя. В указанном случае головной исполнитель знакомит соисполнителей с документом, проводя при необходимости ознакомительное совещание.