3.2. Оформление реквизитов документов

Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов и писем Агентства оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов, издаваемых Агентством, в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021).

На бланках документов федеральных органов исполнительной власти Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".

3.2.2. Полное и сокращенное наименование Агентства соответствует наименованию, закрепленному в Положении о Федеральном агентстве лесного хозяйства, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2010 г. N 736 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 40, ст. 5068).

Сокращенное наименование Агентства на бланке помещают в скобках, под полным наименованием.

3.2.3. Справочные данные об Агентстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Агентства.

Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

3.2.4. Наименование вида документа, создаваемого в Агентстве, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

3.2.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 13.03.2010).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 13 марта 2010 г.)

3.2.6. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В состав регистрационного номера документа обязательно входит порядковый номер, который в установленных случаях дополняется другими буквенными или цифровыми индексами.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных через косую черту в порядке перечисления авторов документа.

3.2.7. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.2.8. Место издания или составления документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.2.9. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Реквизит "Адресат" располагается в ограничительной отметке и размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например;

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы государственной власти, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует перечислить, только исключенные субъекты (не более 20 субъектов). Например: "... во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл... Ханты-Мансийского АО".

3.2.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Реквизит утверждения располагается флагово (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов "утверждено", "утверждена" или "утвержден", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, печатается прописными заглавными буквами (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

3.2.11. В состав реквизита бланка указания по исполнению документа (Приложение N 14) входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), подпись, дата, а также при необходимости содержание поручения и срок исполнения.

Например:

Бланк указания по исполнению документа в Агентстве оформляется, как правило, на отдельном бланке (Приложение N 14).

Бланк указания по исполнению документа оформляется на листе белой бумаги формата А6 (105 x 148 мм) и содержит наименование должности руководителя (для руководства Агентства - "Руководитель Федерального агентства лесного хозяйства" и "Заместитель руководителя Федерального агентства лесного хозяйства", для руководства управлений наименование должности содержит наименование управления, например: "Начальник Бюджетно-финансового управления Рослесхоза"), инициалы и фамилию руководителя, ссылку на дату и номер документа, к которому относится указание по исполнению документа.

На бланке указания по исполнению документа в правом нижнем углу проставляется дата подписания бланка указания по исполнению документа, а в левый нижний угол переносится регистрационный номер документа, по которому дается поручение.

В тексте указания по исполнению документа определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Поручение, содержащееся в тексте указания по исполнению документа, должно быть конкретным (например: "... Прошу рассмотреть и ответить..." или "... Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...").

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в тексте указания по исполнению документа первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в тексте указания по исполнению документа проставляются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора указания по исполнению документа, дата подписи.

3.2.12. Заголовок к тексту документа должен передавать краткое содержание документа (размер заголовка, как правило, не более четырех строк с длиной строки 8 - 9 см). Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?"), например:

а) заголовок к приказу:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

б) заголовок к должностному регламенту:

Должностной регламент

Начальника Бюджетно-финансового управления

в) заголовок к письму:

О передаче имущества ФГУ...

Заголовок к письму печатается шрифтом N 12.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок может не составляться.

3.2.13. Реквизит отметка о контроле за исполнением поручения состоит из штампа "Контроль" и даты исполнения поручения.

3.2.14. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами либо строчными буквами с закрывающей скобкой.

В распорядительных документах Агентства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Рослесхоз не возражает"). В письмах, направляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, как правило, используется слово "доложить".

Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются, начиная со второй, по центру верхнего поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).

3.2.15. Отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к нормативному правовому или распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу проставляется отметка "Приложение". Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2) если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу начальника управления (или замещающего его должностного лица), подготовившего приложение.

Если приложение к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

3.2.16. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляют не на бланке.

Например:

Документы, направляемые от имени руководителя, подписываются руководителем Агентства. Документы, направляемые от имени управлений, подписываются руководством управлений.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя и визируются начальником Юридической службы в установленном порядке.

Документы, направляемые в ответ на обращения глав субъектов Российской Федерации, подписываются Руководителем или по его поручению заместителем руководителя.

Заместитель руководителя подписывает документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю руководителя или на то есть соответствующее поручение руководителя.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются руководителем, его заместителем или начальником управления в соответствии с компетенцией и при необходимости визируются начальником Юридической службы в установленном порядке.

3.2.17. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза может включать в себя также сокращенное наименование управления, начальник которого визирует документ. В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных структурных подразделениях и других заинтересованных подведомственных организациях.

При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект документа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями в письменном виде. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:

В случае если замечания исполнителем учтены, должностное лицо, сделавшее замечание, перечеркивает запись и визирует повторно со словом "учтены".

Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.

В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Агентства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов начальник Юридической службы (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, начальник Юридической службы вправе сообщить об этом руководству.

Внешнее согласование - согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "согласовано" (печатается заглавными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе при этом делается отметка "Лист согласования прилагается" либо "... согласованный с...".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Агентства;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.18. Оттиск печати. Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и другие печати согласно Положению о Федеральном агентстве лесного хозяйства.

Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых в обязательном порядке ставится гербовая печать, приведен в Приложении N 15. Решение о заверении гербовой печатью документов, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Агентства, а также начальник Управления делами.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати может захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

Хранение печатей производится в сейфах сотрудников структурных подразделений. Проверка наличия, порядка хранения печатей производится не реже одного раза в год. По каждому факту утраты печатей производится служебное расследование, материалы которого служат основанием для списания с учета утраченных печатей и привлечения виновных к ответственности.

Ответственность за использование печатей возлагается на руководителей структурных подразделений, в пользовании которых они находятся.

Печати уничтожаются по акту в случаях: износа и повреждения, изменения на них наименований или иных реквизитов.

3.2.19. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью Агентства, Управления делами, соответственно.

3.2.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона, напечатанные, как правило, шрифтом N 12, например:

Н.В. Иванова (499) 230 86 88

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем управления, подготовившего документ.

3.2.22. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. 2), ст. 3165), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ