3.7.1. Приказ, распоряжение

Подготовка приказа (распоряжения) включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.

3.7.1.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение руководства Агентства управления на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Указанные проекты должны быть согласованы с заинтересованными управлениями.

Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей, сроки и увязываться с ранее принятыми решениями.

Ответственность за качество проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их оформление несут начальники управлений, которые осуществляют подготовку проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству Агентства.

Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов (распоряжений) осуществляет Юридическая служба и Служба делопроизводства.

3.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, представляемые на подпись руководству Агентства, визируются в следующем порядке:

исполнитель и начальник управления;

начальники управлений (уполномоченные на то их заместители), если проект содержит в их адрес обязательства или поручения;

заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

При этом дополнительно каждый лист проекта приказа (распоряжения) визируется на оборотной стороне исполнителем или начальником управления, подготовившего приказ (распоряжение).

Проекты приказов (распоряжений) о признании утратившими силу нормативных правовых, распорядительных актов, как правило, визируют: исполнитель, начальник управления, подготовившего документ, начальник Юридической службы, заместитель руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).

Проекты приказов (распоряжений) во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не установлены конкретные поручения, визируют: исполнитель, начальник управления или его заместитель, подготовившего документ, заместитель руководителя (в соответствии с распределением обязанностей), начальник Юридической службы.

3.7.1.3. В случае, когда получен отказ в государственной регистрации нормативного правового акта из Министерства юстиции Российской Федерации, Юридическая служба подготавливает проект приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано. После подписания руководителем (или лицом, исполняющим его обязанности) приказ об отмене указанного нормативного правового акта регистрируется в Службе делопроизводства.

Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, направляется Юридической службой в Министерство юстиции Российской Федерации в течение 10 дней со дня получения отказа.

3.7.1.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа (распоряжения), проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 3.2.17 Инструкции).

Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа (распоряжения) возражения или замечания излагаются на отдельном листе, подписываются начальником соответствующего управления или уполномоченными на то их заместителями и прикладываются к указанному проекту.

При наличии разногласий по проекту документа вносящий его начальник управления должен обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя руководителя с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Проект документа может быть представлен на подпись руководству Агентства с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя руководителя и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими начальниками управлений или заместителями руководителя, имеющими разногласия. Окончательное решение принимает руководитель.

3.7.1.5. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.7.1.6. Приказы подписывает руководитель Агентства, а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с приказом. В подписи в этом случае указывается должность "И.о. руководителя".

Распоряжения подписывает руководитель, а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с приказом. В подписи в этом случае указывается должность "И.о. руководителя".

Подписанные приказы (распоряжения) по основной деятельности Агентства, а также по иным вопросам, находящимся в ведении Агентства, регистрируют установленным порядком в Службе делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись руководству Агентства только через Службу делопроизводства.

Внесение поправок в подписанный приказ (распоряжение) не допускается.

3.7.1.7. Датой приказа является дата его подписания.

3.7.1.8. Копии подписанных приказов (распоряжений), зарегистрированных в Службе делопроизводства, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Копии приказов (распоряжений) при необходимости заверяются гербовой печатью в Службе делопроизводства. При необходимости прошиваются исполнителем, подготовившим приказ (распоряжение).

3.7.1.9. Приказы (распоряжения) оформляются на бланках установленного образца (Приложения N 6 и 7) и имеют следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование Агентства.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения).

При регистрации приказов по кадровым вопросам к порядковому номеру через дефис добавляется буква "к", при регистрации приказов по личному составу к порядковому номеру через дефис добавляются буквы "лс". К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например:

N 186-к;

N 15-лс;

N 1-р.

Место составления приказа (распоряжения).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Выравнивается по центру текста. Рекомендуемый размер заголовка - не более четырех строк, напечатанных через один межстрочный интервал (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Министерстве культуры Российской Федерации

При наличии заголовка к распоряжению он выравнивается по центру.

Заголовок допускается располагать на расстоянии двух - четырех межстрочных интервалов (24 - 48 пт) от предшествующих реквизитов на бланке документа.

Текст отделяется от заголовка приказа (распоряжения) двумя-тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт), печатается шрифтом размером N 14 через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Поля устанавливаются в соответствии с пунктом 3.6.4 Инструкции. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи", "в соответствии" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование издавшей организации, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. В исключительных случаях в распоряжениях преамбула может отсутствовать. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку (в распоряжениях это слово отсутствует).

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой).

Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются начальники управлений Агентства или конкретные должностные лица) - срок выполнения поручения - суть поручения.

Структурным подразделениям Агентства и должностным лицам Агентства даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через взаимодействующее с ними структурное подразделение, например:

"1. Бюджетно-финансовому управлению организовать работу ФГУ "Рослесресурс" по подготовке...".

Заинтересованным, не находящимся в ведении Агентства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:

"1. Рекомендовать Министерству... в срок до 15 марта 2010 г. подготовить соответствующие материалы...".

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

3.7.1.10. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

Указанный пункт может отсутствовать, если приказ (распоряжение) содержит только нижеследующие пункты:

о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;

об утверждении Правил (Порядка, Методики, Нормативов, Положений и т.п.);

об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.

При наличии других пунктов в приказе (распоряжении) пункт о контроле за выполнением приказа (распоряжения) должен быть в обязательном порядке.

3.7.1.11. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Организации, управления, должностные лица, до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

3.7.1.12. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в верхней части.

3.7.1.13. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

3.7.1.14. Приложение к приказу (распоряжению) оформляется в том случае, если в документе имеется на него ссылка, например: "прилагаемый порядок", "(прилагается)", "(приложение N 3)", "согласно приложению" и т.п. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, "приложение N 2". Листы приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.

Если приложением к приказу (распоряжению) является перечень, план (мероприятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы, комиссии) и другие подобные документы, то наименование такого документа печатается жирным шрифтом N 14 прописными буквами, как правило, вразрядку, центрируется, а заголовок печатается через один интервал (12 пт) после наименования со строчной буквы, центрируется.

Например:

СОСТАВ

организационного комитета по подготовке и проведению

1-й Всероссийской выставки "..."

или

ПОРЯДОК

организации и проведения...

При издании утверждаемого приказом (распоряжением) приложения как самостоятельного документа в правом углу первого листа указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на номер и дату утвердившего его приказа (распоряжения).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. "Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом N 14 (в исключительных случаях допускается применять шрифт N 12).

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.

Например:

Весь текст документа, касающегося сроков производства <*> тракторов, не приводится.

Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен Агентством.

--------------------------------

<*> Включая производство по кооперации.

Сноски допускается печатать шрифтом N 12. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.

Приложение к приказу (распоряжению) визируется начальником управления (или исполнителем), подготовившим указанное приложение, на оборотной стороне каждого листа.

3.7.1.15. Совместный приказ федеральных органов исполнительной власти печатается на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка. Количество подлинников приказа соответствует количеству органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько органов исполнительной власти участвует в издании приказа.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа (приказ или распоряжение) располагается по центру;

дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

3.7.1.16. Выписка из приказа оформляется на чистом листе бумаги Юридической службой и заверяется печатью в Службе делопроизводства.

Выписка из приказа содержит реквизиты:

наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);

дата и номер (те же, что у приказа);

место составления;

заголовок приказа;

часть текста (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово "приказываю:" и необходимая часть текста);

подпись (указывается наименование должности и инициалы с фамилией должностного лица, подписавшего приказ);

отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).