5.1. Регистрация документов

5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, в том числе поступившие через СМЭВ, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в Приложении N 16.

Регистрируются документы, поступающие из Правительства Российской Федерации (Приложение N 17), других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Агентства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

5.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Агентства или непосредственно в Агентство, а также документов, подписанных руководством Агентства, осуществляется Службой делопроизводства.

5.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - регистрационно-контрольных карточках подсистемы "Регистрация" СЭД.

5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Агентства, может дополняться цифровым индексом управления, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

текст указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.9. При регистрации документов-ответов в СЭД должна осуществляться связка с документом-основанием. Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.