4.4. Обработка исходящих документов

Исходящими документами Агентства являются документы, направляемые из Агентства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через структурное подразделение, ответственное за международное сотрудничество.

4.4.1. Документы, направляемые от имени Агентства, подписываются руководителем и его заместителями. Документы, направляемые от имени управлений, подписываются начальниками управлений и их заместителями.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, а также ответы на обращения глав субъектов Российской Федерации подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя.

Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, подписываются заместителем руководителя только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно заместителю руководителя, или на то есть поручение руководителя.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются руководителем, его заместителем или начальником управления, его заместителями в соответствии с компетенцией.

4.4.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами Агентства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.

4.4.3. Факсограмма не должна являться основанием для принятия окончательных решений соответствующим руководителем.

4.4.4. Исходящие документы Агентства представляются на регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела "Правила подготовки и оформления документов" Инструкции и подписанными. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.4.5. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭД, при этом:

документы, подписанные руководством Агентства, вместе с основанием передаются исполнителями для регистрации в Службе делопроизводства.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления реквизитов, наличие необходимых виз, наличие необходимого числа копий, идентичность всех копий подписанному подлиннику, наличие отметки об исполнителе.

Документ регистрируется в день его подписания. Датой исходящего документа является дата его подписания.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.4.6. Исходящие документы, подписанные руководством Агентства, передаются исполнителем для регистрации в Службе делопроизводства в трех экземплярах: подлинник документа и его копия, копия документа с визами-оригиналами.

4.4.7. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается, как правило, один номер.

Регистрационный номер исходящего документа состоит:

для документов, подписанных руководством Агентства - из установленного делопроизводственного индекса руководства Агентства, подписавшего документ, дефиса, индекса управления-исполнителя, дефиса, номера дела (по номенклатуре дел), косой черты, порядкового номера отправления. Например: N ВМ-05-33/1484, N ВЧ-06-50/1485;

для документов структурных подразделений - из делопроизводственного индекса управления, дефиса, делопроизводственного индекса отдела, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера отправления. Например: N 05-02-33/1486.

Условные делопроизводственные обозначения (индексы) Агентства утверждаются приказом.

4.4.8. Исходящие документы отправляются средствами почтовой связи, нарочными, а также по каналам телефонной и факсимильной связи.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Доставка документов адресату нарочным осуществляется по решению Службы делопроизводства.

Разница между исходящей датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.

4.4.9. Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

4.4.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы государственной власти законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

В целях повышения оперативности отправки при направлении документа по списку рассылки в однородные организации не всех субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов) в списке рассылки следует перечислить только исключенные субъекты. Например: "... во все субъекты Российской Федерации, кроме: Пензенской обл., Смоленской обл... Ханты-Мансийского АО".

4.4.11. Обо всех изменениях в составе и наименованиях субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов Агентства, а также их почтовых адресов следует незамедлительно информировать экспедицию.