3.7.4. Служебная переписка

3.7.4.1. Служебные письма составляются в Агентстве:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной, представительной и судебной власти, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма;

как ответы на запросы различных иностранных организаций, предприятий и частных лиц.

3.7.4.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).

Служебные письма, напечатанные на бланке письма руководителя Агентства (Приложение N 12), подписываются руководителем Агентства.

Служебные письма, напечатанные на бланках писем Агентства (Приложение N 11), подписываются заместителями руководителя и начальниками структурных подразделений.

Служебные письма, напечатанные на международных бланках писем Агентства (Приложение N 13), подписываются руководителем, заместителями руководителя и начальниками структурных подразделений и служат как ответы на запросы различных иностранных организаций, предприятий и частных лиц.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются в наименование должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись".

3.7.4.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?") и печатается вверху слева шрифтом N 12 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, не более четырех строк с длиною строки 8 - 9 см.

В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале текста, либо в заголовке.

3.7.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.7.4.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов..."

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа руководителя.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Федеральное агентство лесного хозяйства не возражает", "Рослесхоз рассмотрел").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа. В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Рослесхоз докладывает".

3.7.4.6. Проект письма за подписью руководителя Агентства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник структурного подразделения, подготовившего письмо, соисполнитель документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), заместитель руководителя (курирующий данное структурное подразделение), начальник Юридической службы или его заместитель. Если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Управления финансов, бюджетной политики и администрирования платежей, второй экземпляр также визирует начальник Управления финансов, бюджетной политики и администрирования платежей или его заместитель.

Проект письма за подписью заместителя руководителя Агентства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник структурного подразделения, подготовившего письмо, если имеется соисполнитель документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), начальник Юридической службы или его заместитель.

Письмо за подписью начальника структурного подразделения Агентства визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего листа): исполнитель, начальник отдела, подготовившего письмо, заместитель руководителя (курирующий данное структурное подразделение), начальник Юридической службы или его заместитель.

3.7.4.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных структурных подразделениях Агентства, подведомственных и других заинтересованных организациях.

В случае, если Управление-соисполнитель представил головному исполнителю предложения по проекту документа в письменном виде, виза этих управлений при подготовке головным исполнителем окончательного варианта проекта документа, представляемого на подпись руководству Агентства, как правило, не требуется, но данные предложения должны быть приложены к проекту документа.

При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 3.2.17 Инструкции).

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.

3.7.4.8. На подпись руководству Агентства служебное письмо представляется исполнителем в трех экземплярах:

первый экземпляр подписывается руководством Агентства, регистрируется Службой делопроизводства и через экспедицию отправляется адресату;

второй экземпляр зарегистрированного письма с визами (подпункт 3.7.4.6 Инструкции) остается в Службе делопроизводства;

третий экземпляр зарегистрированного Службой делопроизводства письма возвращается головному исполнителю.

3.7.4.9. В случае если при подписании письма руководством Агентства возникает необходимость его дополнительного визирования, начальники Управлений или заместители руководителя визируют письмо в суточный срок.

3.7.4.10. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.

3.7.4.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Агентства.