4.4. Регистрация поступающих документов

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Документы регистрируются один раз независимо от способа их доставки и передачи.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Незамедлительно регистрируются документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно".

В службе делопроизводства регистрируются документы, адресованные руководителю Службы, документы, адресованные Службе без указания конкретного адресата.

В секретариатах заместителей руководителя, структурных подразделениях Службы регистрируются документы, поступившие на имя заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, ответственными работниками за ведение делопроизводства.

Личные заявления и документы по вопросам государственной службы и кадров работников Службы, граждан, ранее замещавших должности гражданской службы, или граждан, претендующих на замещение должности гражданской службы (заявления о приеме на работу, увольнении, переводе, установлении надбавок, выплате материальных компенсаций, выдаче характеристик, документы на конкурс на замещение вакантных должностей, уведомления о новом месте работы, уведомления о фактах склонения к коррупционным действиям, уведомления об установке пенсии за выслугу лет и т.д.), регистрируются кадровой службой.

Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части (на нижнем свободном от текста поле) лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Службы, дату и регистрационный номер, количество листов.

Регистрационный номер документа состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов.

Индекс структурного подразделения обозначается цифровым двухзначным кодом. Перечень индексов структурных подразделений Службы утверждается, как правило, распоряжением Службы.

Классификатор корреспондентов Службы приведен в Приложении N 19.

Регистрация письменных обращений граждан (в том числе обращений, адресованных непосредственно заместителям руководителя Службы, руководителям структурных подразделений Службы и их заместителям) производится централизованно, отдельно от других документов и осуществляется в службе делопроизводства в течение трех дней с момента их поступления в Службу. Данная группа документов сканированию не подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации в области защиты персональных данных.

Регистрационный номер обращения граждан формируется из двух начальных букв фамилии автора обращения и порядкового номера обращения. На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кол", в РКФ поставляется буквы "Ко", в поле "корреспондент" заполняется "коллективное".

Порядок регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденной Приказом Рособрнадзора от 11 января 2012 г. N 14.

Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД.

Служба делопроизводства сканирует документы, поступившие в Службу на бумажном носителе, включает электронные образы документов и электронные документы в СЭД в соответствии с установленным порядком размещения документов в системе общего доступа.