4.7. Регистрация отправляемых документов

Подписанные документы (ответы на входящие документы) Службы регистрируются по месту их подготовки и передаются на отправку в экспедицию Службы.

Инициативные документы, подписанные руководством Службы и руководителями структурных подразделений Службы, регистрируются по месту их подписания и передаются на отправку в экспедицию Службы.

Ответственный работник за ведение делопроизводства в структурном подразделении Службы осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) либо на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Службы.

Копия исходящего документа, снятая с подлинника документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел, подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками, составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты:

Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками, составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты: входящий номер документа, индекс структурного подразделения, подразделения, подготовившего документ, порядковый номер, например: 01-52-10/05-10 или ИВ-2704/06-100.

Регистрационный номер инициативного документа состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера, например: 07-12.