5.5. Передача дел на архивное хранение

В архив Службы передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Передача документов в архив Службы производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Службы, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях Службы и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений Службы и службой делопроизводства.

Прием дел производится работником архива Службы в присутствии работника структурного подразделения Службы с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Службы и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений Службы с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы ответственный работник за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.