4.6. Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Службе правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Службы (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение Службы - исполнителя документа.

Проекты документов Службы готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Исполнители обеспечивают представление документов на подпись руководителю Службы, его заместителям не позднее двух дней до истечения срока исполнения поручения, а по срочным поручениям - в день, указанный в документе.

Исполнитель отвечает за качество (полноту и достоверность) и своевременность представления документов.

При представлении на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем структурного подразделения Службы или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений Службы; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.