4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками экспедиции Службы.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектования документов, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в Приложении N 18.

Работники экспедиции Службы передают непосредственно в структурные подразделения Службы документы, адресованные руководству соответствующего структурного подразделения Службы, документы, материалы, заявления, поступившие от физических и юридических лиц по предоставлению государственных услуг, документы и материалы, поступившие на запрос структурного подразделения Службы.

Конверты с документами, доставленные почтовой связью, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично", "конфиденциально"), проверяется правильность доставки (адресования), целостность, комплектность и оформление документов.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю не позднее трех рабочих дней с момента получения. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде".

Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления. В случае получения судебных документов конверт сохраняется и прилагается обязательно.

Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.д.), записывается в журнал. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Службы производится под расписку.

Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в службу делопроизводства.

Документы, поступившие с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно" передаются в службу делопроизводства незамедлительно.

Телеграммы, поступившие из органов законодательной и исполнительной власти, а также от иных адресатов, заверенные в установленном порядке, принимаются под расписку с проставлением даты, времени приема и передаются в службу делопроизводства.

Документы, поступившие в Службу в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются в службу делопроизводства в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.