Приложение N 15. Подготовка и оформление служебного письма

Приложение N 15

к п. 3.10 Инструкции

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

При оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства (полное или сокращенное), в ведении которого находится Служба;

наименование Службы (полное и сокращенное);

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Службе;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности" (пометка "Для служебного пользования").

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма. Заголовок к тексту не должен занимать более 4 - 5 строк и составляется, если текст письма более 8 - 10 строк.

Заголовок располагается под реквизитами бланка письма на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов, печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы через один межстрочный интервал, как правило, тем же размером шрифта, что и весь текст.

Допускается печатать заголовок размером шрифта N 10 - 12. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см (до 30 знаков). Заголовок составляется лицом, готовящим проект письма.

Текст письма отделяется от заголовка, а при его отсутствии - от предшествующего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый (ая, ые)...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," - в заключительной части письма текста, - над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату печатается через 2 - 3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита "заголовок" центрованным способом, заканчивается восклицательным знаком и состоит из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, например:

Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые господа!

Уважаемые депутаты!

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие обращения:

Уважаемый гражданин Иванов!

Уважаемая госпожа Иванова!

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин директор!

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

Иван Иванович!

Гражданин Иванов!

Граждане!

Коллеги!

Господа!

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, заканчивается запятой, располагается от левой границы текстового поля через три межстрочных интервала после текста и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Например:

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки не считает возможным...", "Рособрнадзор предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебное письмо, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра.

Дата служебного письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Отметка об исполнителе письма печатается шрифтом N 10 в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма от границы левого поля.

Регистрация служебных писем осуществляется в СЭД ответственным работником за ведение делопроизводства структурного подразделения в соответствии с выделяемыми документопотоками. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и имеют следующие реквизиты: входящий номер документа, индекс структурного подразделения, подготовившего документ, порядковый номер.

Регистрационный номер инициативного служебного письма состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и порядкового номера.

Образец служебного письма прилагается.