4.1. Принципы организации документооборота

В документообороте Службы выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Документация (корреспонденция) регистрируется в регистрационно-контрольной форме (карточке) (далее - РКФ) системы электронного документооборота (далее - СЭД).

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Службы.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Административным регламентом предоставления Службой государственной услуги по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

В Службе доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, курьером, а также по системе межведомственного электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в Службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

С помощью фельдъегерской связи в Службу доставляются документы из органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также дипломатическая почта.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные документы.

Документы, поступающие в Службу, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, доставляются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.