VII. Работа исполнителя с документами

Организация работы с документами в структурном подразделении Службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Службы, его заместителей, руководителя структурного подразделения Службы, иных должностных лиц.

Структурное подразделение Службы - ответственный исполнитель - получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются незамедлительно.

Руководитель структурного подразделения Службы обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. Документы, поступившие с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", рассматриваются незамедлительно.

Документы передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения Службы посредством СЭД, а также через ответственного работника за ведение делопроизводства структурного подразделения Службы.

Документ, который не относится к компетенции структурного подразделения Службы, подлежит незамедлительному возврату по месту регистрации с пояснительной запиской о безотлагательной переадресации.

Руководитель структурного подразделения Службы обеспечивает представление документов на подпись руководству Службы, не позднее двух дней до истечения срока поручения, а по срочным поручениям - в день, указанный в документе.

Работники структурных подразделений Службы в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Службе;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа (если документ рассылается более чем в четыре адреса);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю предложений и необходимых материалов в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

Структурное подразделение Службы - ответственный исполнитель - несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Документ подлежит исполнению в установленный в срок. Если исполнение документа в установленный срок невозможно, исполнитель за семь дней до истечения срока исполнения документа имеет возможность обратиться к руководству с соответствующим обоснованием о переносе срока исполнения документа, если отсутствуют реальные условия выполнения поручения, исполнитель делает пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Передача документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения Службы через ответственного работника за ведение делопроизводства.

В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы передача документов осуществляется по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения Службы или по его указанию вновь назначенному работнику.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.