5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Формирование документального фонда Службы осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Службы.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Службе, регламента Службы, положений о структурных подразделениях Службы и других документов, регламентирующих деятельность Службы и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Службы.

В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 21) и сводная номенклатура дел Службы (Приложение N 22).

Номенклатура дел структурного подразделения Службы составляется ответственным работником за ведение делопроизводства структурного подразделения Службы, согласовывается с лицом, ответственным за архив (далее - архив Службы), службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Службы и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное структурное подразделение Службы в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.

Номенклатура дел Службы составляется службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений Службы.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Службы оказывают архив Службы и Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) Службы.

Один раз в пять лет номенклатура дел Службы согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Службы документы Архивного фонда Российской Федерации.

Номенклатура дел Службы, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем Службы после ее согласования с ЦЭК Службы не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Службы номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй - используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в Приложении N 23.