4.8. Отправка документов

Отправку исходящих документов производит экспедиция Службы.

Экспедиция Службы проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурные подразделения Службы.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя Службы, направляемые в высшие органы государственной власти, отправляются фельдъегерской связью или курьером или по системе межведомственного электронного документооборота.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение Службы - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или службы делопроизводства.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию Службы с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией Службы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов, передаваемых по системе межведомственного электронного документооборота.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются ответственным работником за ведение делопроизводства в структурном подразделении Службы с указанием исполнителем номера телефона-факса адресата.

При передаче документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Передача телефонограмм внутри Службы не допускается.

Порядок подготовки и оформления телеграммы, телефонограммы приведен в Приложении N 20.