Приложение N 20. Подготовка и оформление телеграммы, телефонограммы

Приложение N 20

к п. 4.8 Инструкции

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телеграмма оформляется на бланках установленной формы и имеет следующие обязательные реквизиты: отметка о категории ("правительственная", "срочная", "обыкновенная" и др.), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным. Объем телеграмм не должен превышать половины обычного листа формата А4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами через два межстрочных интервала шрифтом размером N 14 без абзацев и переноса слов, без исправлений. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. Знаки препинания обозначаются "ЗПТ", "ТЧК", "ДВТЧ", "КВЧ", "СКБ", "НР", "ТИРЕ". Цифровые данные рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "ТЧК".

В реквизите "Подпись" указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются руководителем Службы или его заместителем (по разрешению (указанию, поручению) руководителя Службы) и заверяются гербовой печатью.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.)

Текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 через один межстрочный интервал.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителем структурного подразделения.

Телефонограммы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителем структурного подразделения Службы, передаются и поступающие на их имя принимаются ответственными работниками за ведение делопроизводства.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указываются наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.