Приложение N 16. Подготовка и оформление записки

Приложение N 16

к п. 3.11 Инструкции

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАПИСКИ

Виды записок, создаваемых в Службе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками, следующие:

служебная;

докладная;

объяснительная;

аналитическая.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому (информационно-справочный документ служебной (деловой) внутренней переписки между структурными подразделениями и должностными лицами Службы).

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (информационно-справочный документ, адресованный, как правило, конкретному должностному лицу: руководителю структурного подразделения или руководству Службы).

Объяснительная записка - информационно-справочный документ, составленный работником для представления руководителю структурного подразделения или руководству Службы по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины (исполнительской, трудовой), каких-либо происшествий.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации (документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо проблемах).

Записка имеет следующие обязательные реквизиты:

наименование структурного подразделения - автора документа (записки);

вид документа;

дату документа;

регистрационный номер документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 8 - 10 строк;

адресат (должностное лицо Службы);

подпись.

Записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman размером N 14. Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Структура текста записки аналогична структуре текста и стилистическим особенностям служебного письма. Записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание записки, отметку об исполнителе.

В текст записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение. Вид записки печатается с прописной буквы, например: Служебная записка, по центру текстового поля через дополнительный межстрочный интервал от предыдущего реквизита. Допускается после вида записка начинать текст записки через дополнительный межстрочный интервал с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера, косой черты, букв "вн", например: N 05-10/вн.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра.