4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Регистрационные номера внутренним документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД по соответствующей группе документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами Службы передаются в службу делопроизводства, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Распорядительные документы печатаются на бланках установленной формы.

Оформленные документы передаются на подпись руководству Службы в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. Служба делопроизводства хранит подлинники документов.

Служба делопроизводства с помощью СЭД осуществляет рассылку распорядительных документов в обязательном порядке исполнителю и структурным подразделениям Службы, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Проекты приказов по кадровым вопросам и личному составу печатаются на бланках установленной формы, готовятся кадровой службой.

Оформленные документы передаются на подпись руководству Службы в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. Кадровая служба хранит подлинники приказов и рассылает копии приказов в структурные подразделения Службы.

Хранение подлинников протоколов совещаний у руководства Службы и протоколов заседаний коллегии (комиссии) Службы осуществляется по месту их регистрации.

Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений Службы готовятся на стандартных листах бумаги формата А4, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Службы.

Хранение подлинников договоров (соглашений, контрактов) осуществляется по месту их регистрации.

Служебная переписка между структурными подразделениями Службы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Структура текста служебной переписки аналогична структуре текста и стилистическим особенностям служебного письма.

Передача документов между структурными подразделениями Службы осуществляется через ответственных работников за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы посредством СЭД или через экспедицию Службы.