5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

5.3. Подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая ЦЭК Службы, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем Службы.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Службы ответственными работниками за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК Службы под методическим руководством архива Службы.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Службы, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (Приложение N 25), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в Приложении N 26).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Службы подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (Приложение N 27).

Оформление дел проводится работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в структурных подразделениях Службы при методической помощи и под контролем службы делопроизводства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 28); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (Приложение N 29); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 30); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.