VI. Особенности работы с электронными документами

В Службе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Состав документов, создание, хранение, использование которых в Службе осуществляется в форме электронных документов, определяется соответствующим перечнем (далее - Перечень ЭД).

Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства на основе Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, введенных в действие Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью в соответствии Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" должностного лица Службы - автора документа.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Службе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД используется электронная подпись.

В целях учета и поиска документов в СЭД используются следующие обязательные сведения о документах:

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности.

В СЭД могут включаться дополнительные сведения о документах: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

Прием и отправка электронных документов осуществляются экспедицией Службы, структурными подразделениями Службы.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в СЭД в порядке, установленном Инструкцией. СЭД предусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей РКФ поступившего документа в электронной форме.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Службы, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Службы, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

Ответ на обращение гражданина, поступившее в Службу в форме электронного документа, направляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Документы, создаваемые в Службе и (или) поступившие в Службу на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Службе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Службы.

Поступившие из структурных подразделений Службы в архив Службы электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.