5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее - акт) (Приложение N 31).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например: законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Службы (при этом дела каждого структурного подразделения Службы составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Службы одновременно).

Согласованные ЦЭК Службы акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения.

После утверждения руководителем Службы актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Службы проставляется отметка "Уничтожено. Смотри акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).