VIII. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению руководства Службы, и поставленные на контроль службой делопроизводства.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле РКФ документа ставится отметка о контроле, которую обозначают прописной буквой "К" красного цвета.

Служба делопроизводства еженедельно, в электронном и печатном виде, представляет руководству Службы и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах. Готовит ежеквартальные отчеты по исполнительской дисциплине, которые докладываются руководству Службы.

Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры, даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в РКФ: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или структурного подразделения, в котором исполнен документ. Документ считается снятым с контроля, когда в правом верхнем поле РКФ прописная буква "К" окрашена в черный цвет.

Решение о возможности снятия с контроля невыполненного документа (в том числе потерявшего актуальность) принимается руководителем Службы или заместителем руководителя Службы, давшим поручение, на основании служебной записки структурного подразделения Службы, исполнявшего документ. О принятом решении по документу ответственный работник за ведение делопроизводства структурного подразделения Службы, исполнявшего документ, информирует службу делопроизводства.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.