3.10. Служебная переписка

Служебная (деловая) переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией между Службой, органами (организациями) и гражданами.

Видами служебной переписки являются служебное (деловое) письмо, телеграмма (телетайпограмма), факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Служебное (деловое) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телетайпограмма - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Служебные письма готовятся:

как доклады о выполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации;

как исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Сроки подготовки писем устанавливаются указанием по исполнению руководства Службы на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению руководства Службы.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Службы.

Служебные письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), федеральные органы представительной и судебной власти, высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

Служебные письма, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителями структурных подразделений Службы в соответствии с их компетенцией.

Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, должны быть подготовлены в двух экземплярах (первый - для отправки; второй - визовой, в дело структурного подразделения-исполнителя) и до представления на подпись руководству Службы завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Службы.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов. Проект письма за подписью руководителя Службы должен быть завизирован заместителем руководителя, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Службы, подготовившего документ.

Если в документе есть ссылка на документ, содержащий сведения, составляющие государственную тайну, то он визируется руководством Отдела, осуществляющего защиту государственной тайны.

Порядок подготовки и оформления служебного письма приведен в Приложении N 15.