6.5. Передача дел на архивное хранение

6.5.1. В архив Министерства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе дела по личному составу).

Передача документов в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.

6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

6.5.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства.

6.5.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива Министерства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Министерства и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

6.5.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.