4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.

4.6.2. Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

4.6.3. Проекты документов визируются исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения (его заместителем), заместителем Министра, курирующим данное структурное подразделение, при необходимости должностными лицами других структурных подразделений. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

4.6.4. Исходящие письма готовятся в трех экземплярах: первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему - направляются адресату; второй (копия) с визами и основанием к документу остается в деле Службы делопроизводства; третий экземпляр (копия) - возвращается в структурное подразделение (исполнителю).

Инициативные исходящие письма, направляемые по списку рассылки, готовятся в двух экземплярах: первый (оригинал) остается в деле Службы делопроизводства, второй экземпляр (копия) - возвращается в структурное подразделение (исполнителю).