4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Поступающие в Министерство документы подлежат обязательной централизованной регистрации в Службе делопроизводства в системе электронного документооборота.

4.4.2. Документы регистрируются в Министерстве в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Документы с отметками "Срочно", "Оперативно", "Важно", телеграммы и факсы регистрируются незамедлительно.

4.4.3. На поступающих документах на бумажном носителе в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

4.4.4. Регистрационный номер поступающих документов состоит из следующих элементов: порядковый входящий номер в пределах календарного года, через дробь - индекс дела по номенклатуре дел Министерства, например: 000120/09.

4.4.5. Основные сведения о поступающих документах заносятся в электронную карточку в системе электронного документооборота Министерства.

Содержание регистрационных реквизитов является основой информационно-поисковой системы.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковой системы устанавливаются следующие основные регистрационные реквизиты входящих документов:

регистрационный номер;

дата регистрации документа;

способ получения документа (почтой, факсом, по e-mail);

наименование вида документа;

наименование организации адресанта;

исходящий номер документа;

дата исходящего документа;

наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту);

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

указание по исполнению документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

При отсутствии заголовка к тексту документа обязательно составляется аннотация документа, содержащая ключевые слова и отражающая суть поступившего документа.

Основные регистрационные реквизиты учета документов могут дополняться следующими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ход исполнения;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект).

4.4.6. Все входящие документы, поступившие в Министерство на бумажном носителе, в обязательном порядке сканируются и после создания электронных образов документов включаются в систему электронного документооборота.

4.4.7. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

4.4.8. Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

4.4.9. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.10. Документы регистрируются в пределах выделенных в Министерстве документопотоков.

4.4.11. В целях регистрации и учета документов в Министерстве используются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематические (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документа;

исполнителей;

результатов исполнения документов.